تحليل نظام مكتبة
كما جرت العادة فإن الفرق ما بين تحليل وتحليل تحكمه المادة قيد التحليل ، وفي تحليل نظام المكتبة تختلف التحاليل من مكتبة إلى أخرى حسب الحجم والأهداف والأقسام فيها ، ولكن كل التحليلات تشترك بشكل عام يتمحور حول نقاط رئيسية وأساسية تتفق وتشترك فيها ومعها كافة المكتبات على الإطلاق كالتالي :
مثلاً المكتبة العامة نجد فيها قسم الكتب: والكتاب يجب أن يكون له مؤلف أو أكثر من مؤلف ، ونجد أن الكتاب – أي كتاب – يجب أن ينتمي ويتطرق لموضوعٍ واحدٍ فقط أو أكثر ، ويجب أن يكون هناك مشترك : والمشترك يستطيع أن يستعير أكثر من كتاب ٍواحدٍ إذا ما شاء .
ونجد بالطبع أن هناك داراً للنشر: وهي تقوم بتوريد الكتب للمكتبة .
ونجد أن هذه المكتبة تقوم بتوفير وتأمين كافة الكتب المختلفة تقريباً لقطاع واسع من المواطنين والساكنين والمارين والمقيمين والسائحين في مدينة ما ، و لكنها قد تستخدم الوسائل التقليدية النمطية والمتخلفة في هذه الخدمات سواء فيما يتعلق خلال تعاملها مع المشتركين بمعلومات وبيانات الكتب المتوفرة لديها أو مع المشتركين من خلال طرق التواصل معهم ومتابعة مسائل وأمور إشتراكاتهم مما أدى بدوره ولا زال يؤدي إلى الكثير من الأخطاء والسلبيات في العمل والإنجاز وتأخر المشتركين جراء ذلك عن تسليم الكتب التي قاموا بإستعارتها حسب المواعيد والأوقات والفترات المقررة باللوائح مما يؤدي إلى عدم إستفادة أكبر قدر وعدد ممكن ومتاح من المشتركين من الوصول والحصول على تلك الكتب والمراجع وكذلك فقدان وضياع العديد من الكتب ولأسباب معروفة بشكل جزئي و غير معروفة ، و كل ذلك يستدعي المساعدة والإرشاد والعمل في القيام والشروع بالتخطيط لتصميم قاعدة البيانات الملائمة واللازمة تمهيداً لتطوير وتحديث نظامٍ متكاملٍ لإدارة وتنظيم أعمال وخدمات هذه المكتبة ، وكذلك إقتراح وسائل وأساليب تكنولوجية متقدمة ومتطورة وفعالة وحديثة عليها يمكن من ورائها الإستفادة منها لرفع مستوى وجودة وفعالية الأداء في هذه المكتبة .
إذا ما هو المطلوب :
أولاً- عليك أن تذكر الكيانات والنقاط الضرورية اللازمة لتحديث عمل هذه المكتبة فيما يتعلق بالكتب والمراجعين والمشتركين ودور النشر والفترات والإجازات والعطل ، و متابعة عمليات الإعارة والإرجاع التي تنص عليها اللوائح والقوانين الخاصة بهذه المكتبة .
ثانياً- يجب أن يتم تحديد خمسة بيانات وخواص أو حقول لكل كيان أو قسم من الكيانات والأقسام السابقة وذلك على الأقل ، فكلما زاد العدد كلما زادت دقة وفعالية الأداء .
ثالثاً- من اللازم تحديد الروابط والعلاقات والمفاهيم وأنواعها وإشاراتها بين كل من الأقسام والكيانات السابقة ، و ذلك حسب ما تراه مناسباً ومفيداً لإتمام التحليل على أتم وجه .
رابعاً- من الضروري تحديد المفاتيح والأيقونات الرئيسية والفرعية لكل قسم و كيان .
خامساً- من المفيد والواجب رسم التصميم التوضيحي والبياني المتكامل والشامل لنظام هذه المكتبة .
سادساً - لزوم إقتراح ثلاثة طرق وأساليب للتواصل مع المشتركين والمراجعين وذلك لضمان تذكيرهم وتحذيرهم وتنبيههم بمواعيد وأوقات إنتهاء التاريخ المحدد لعمليات وإجراءات الإعارة .
سابعاً – من اللازم إقتراح ثلاثة وسائل وأساليب تقنية وتكنولوجية للحد والتخلص من ظاهرة سرقة وإختفاء وتلف وضياع الكتب من المكتبة .
تاسعاً- ضرورة إقتراح ثلاثة أنواع وأشكال من التقارير والكشوف الواجب الحصول عليها وذلك من أجل المساعدة في عمليات وإجراءات المتابعة والتحليل والدراسة والتخطيط .
عاشراً – الأمور الواجب أخذها بعين الإعتبار في عملية التحليل هي : بيانات الكتب ورموز تصنيفات الكتب وبيانات المؤلفين وبيانات المؤلفين للكتاب وبيانات دار النشر وبيانات المشتركين وبيانات الإستعارة وهلم جره .
وكل هذا التفكير والعمل لانه لا توجد طريقة واضحة او مثالية للتعامل مع مستعيرين الكتب والسيطرة عليهم فمن كانت لديه وكان يملك لروح المسؤولية ويتحملها يعيد ما لا يملكه لاصحابه وهو هنا الكتب التي يستعيرها من المكتبة , ولكن من لا يملك اي روح للمسؤولية لن يهمه اعادتها ولكن يجب ان يتذكر ان هذا ملك للجميع و حق للناس جميعا بان يتعلموا منه ويستفيدوا مما فيه من علوم ومعارف وقد يكون منهم طالب للعلم او معلم فهنا جاء اجتماع الآراء على انه لا بد من ايجاد طريقة فعالة للسيطرة على هذا الامر لهذا افضل حل هو الاستفادة من التكنولوجيا او نظام مرتبط بالشخص يحمله عقابات مالية عن التأخر في ارجاع الكتب او ارجاعه وبه ضرر.
