أنواع الأخطاء المحاسبية وإرشادات هامة لتفاديها وحلها

مفهوم الأخطاء المحاسبية

متى تحدث الأخطاء المحاسبية؟

تُعد المُحاسبة من العمليات الرئيسة في مُعظم الشركات والأعمال وفي بعض الأحيان قد يحدث خطأ عند الإدخال المُحاسبي وتُعرف هذه الأخطاء باسم الأخطاء المُحاسبية. ^[١]

والأخطاء المحاسبية عبارة عن أخطاء غير مقصودة تحدث عند عملية مسك الدفاتر وغالبًا ما يكون من السهولة تحديدها والعمل على إصلاحها، كما يُمكن أن تحدث الأخطاء المُحاسبية نتيجةً لتكرار نفس الإدخال أو تسجيل الحساب بطريقةٍ صحيحة ولكن قد تكون لعميل أو بائع آخر، وهنالك فرق بين الأخطاء المُحاسبية والاحتيال الذي يُعد عمل مُتعمد من أجل إخفاء أو تعديل ادخالات الشركات، وهنالك العديد من أنواع الأخطاء المُحاسبية وتُعد الأخطاء الكتابية أو الأخطاء في أحد المبادئ المُحاسبية هي الأكثر انتشارًا.^[١]

ما هي أنواع الأخطاء المحاسبية؟

تُعد الأخطاء المُحاسبية من الأمور التي يُمكن أن تحدث خلال الفترات الزمنية المُختلفة، لذا من المهم معرفة الطريقة اللازمة لاكتشاف هذه الأخطاء المُحاسبية، ونظرًا لأن هنالك العديد من الأخطاء المُحاسبية الموجودة فإن مراجعة ميزان المُراجعة لاكتشاف الأخطاء المُحاسبية لا يُعد دومًا الحل الأمثل، حيث إن هنالك العديد من الأخطاء التي لا تُؤثر على ميزان المراجعة، لذا لا بُد من معرفة أنواع الأخطاء المُحاسبية المُختلفة ومعرفة طُرق الوقاية منها من خلال وضع ضوابط لإدارة العمليات الداخلية من أجل اكتشاف هذه الأخطاء.^[٢]

كما لا بُد من معرفة الطُرق المُستخدمة للكشف عن هذه الأخطاء من أجل تصحيحها، كذلك لا بُد من معرفة الأسباب التي تُؤدي لحدوث هذه الأنواع المُختلفة من الأخطاء المُحاسبية، كالإغفال الذي يحصُل عندما يتم العمل على حذف أحد المعاملات المالية من دفاتر الشركة أو ضياع الوثائق اللازمة كالفواتير، كما يُعد استخدام أحد المبادئ المُحاسبية بطريقةٍ خاطئة أحد أسباب حدوث الأخطاء المُحاسبية،^[٢] والعديد من الأسباب التي سيتم توضيحها وفق ما يأتي:

أخطاء محاسبية حسب سنة اكتشافها

تعمل جميع الشركات للتحقق من مركزها المالي في نهاية السنة المالية، إلا أنه على الرغم من تطبيق جميع الإجراءات المُختلفة إلا أنَّ هنالك العديد من الأخطاء التي تحدث عند تسجيل المُعاملات المالية والتي تُؤثر على الوضع المالي الحقيقي للشركات في نهاية السنة المالية، لذا من المهم جدًا للشركات أن تعمل على اكتشاف هذه الأخطاء كالأخطاء الناتجة عن الإغفال أو عند الاستخدام الخاطئ لأحد المبادئ المُحاسبية والعمل على تصحيحها قبل نهاية السنة المالية الحالية، حيث تُقسم الأخطاء المُحاسبية وفق سنة اكتشافها إلى ما يأتي:^[٣]

• أخطاء تكتشف حسب السنة المالية الحالية ومن السهل اكتشافها وتصحيحها.
• أخطاء تكتشف حسب السنة المالية اللاحقة مما ينتُج عنها الوصول إلى نتيجة أعمال خاطئة.

أخطاء محاسبية حسب تأثيرها على ميزان المراجعة

تحدُث الأخطاء المُحاسبية عن غير قصد في عملية مسك الدفاتر نتيجةً للعديد من الأسباب كالإغفال، حيث تختلف الأخطاء المُحاسبية عن الاحتيال الذي يُعد مُحاولة مُتعمدة لتزوير أحد إدخالات الدفاتر، ويصل تأثير الأخطاء المُحاسبية لميزان المُراجعة الذي قد تحدث فيه أخطاء تُؤثر عليه أو قد تحدث أخطاء مُحاسبية لا تُؤثر عليه، وتُصنف الأخطاء المُحاسبية في ميزان المراجعة إلى ما يأتي:^[٤]

• أخطاء مُحاسبية لا تُؤثر على ميزان المُراجعة: وهي الأخطاء المُحاسبية التي تنتج عن خطأ في استخدام أحد المبادئ المُحاسبية، أو خطأ نتيجةً للسهو أو خطأ في العمولة أو الإدخال الأصلي أو القيام بإلغاء كامل لأحد الإدخالات.
• أخطاء مُحاسبية تُؤثر على ميزان المراجعة: وهي الأخطاء المُحاسبية الناتجة عن إدخال من جانب واحد في السجلات المُحاسبية أو القيام بإدخال غير صحيح، مما يُؤدي لحدوث مشاكل عديدة في ميزان المُراجعة.

أخطاء محاسبية حسب موقع حدوثها واكتشافها

تُعد الأخطاء المُحاسبية من الأمور التي يُمكن أن تعمل على تعطيل الأعمال التجارية حيث يُمكن ألا تُؤثر على الأرقام النهائية في البيانات المالية أو قد تُؤدي لحدوث العديد من الأخطاء في الأرقام الإجمالية، لذا لا بُد للشركات من التعرف على الأنواع المُختلفة للأخطاء المُحاسبية حتى يكون من السهل اكتشافها وتصحيحها، على الرغم من أنَّ الأخطاء المُحاسبية غالبًا ما تكون أخطاء غير مقصودة فقد تحدث نتيجةً للإدخال الخاطئ حسب موقع حدوثها في دفاتر اليومية أو دفتر الأستاذ العام، ومن الأخطاء المُحاسبية التي تحدث في دفاتر اليومية ما يأتي:^[٥]

• تسجيل المُعاملات بطريقةٍ خاطئةٍ في دفاتر اليومية ويُمكن اكتشافها من خلال التدقيق بطريقةٍ دوريةٍ في السجلات للعُثور على أية أخطاء.
• حدوث خطأ عند نسيان تسجيل أحد المُعاملات في دفتر اليومية كإدخال فاتورة تم دفعها أو بيع خدمة، لذا من المهم الاحتفاظ بجميع الإيصالات والتحقق من الإدخالات بشكلٍ دوري.
• حدوث خطأ في التحويل والذي ينتج عن عكس أو تبديل رقمين في أحد الإدخالات مما يتسبب في حدوث العديد من الأخطاء المُحاسبية.
• حدوث خطأ عند استخدام تقريب الأرقام والذي يُؤدي لجعل الحسابات غير دقيقة كما يُؤدي لحدوث العديد من الأخطاء المُحاسبية.
• حدوث خطأ في استخدام مبادئ المُحاسبة، على الرغم من أنه تم إدخال الأرقام إلا أنه نتيجةً لاستخدام مبدأ خاطئ فإنه يتم تسجيله في حساب خاطئ، مما ينتج عنه حدوث أخطاء مُحاسبية.

حيث تُعد الأخطاء المُحاسبية أخطاء تحدث أثناء عملية مسك الدفاتر والقيام بمهام المُحاسبة المُختلفة بطريقة روتينية أو باستخدام مبادئ خاطئة، والتي ستطال فيما بعد دفتر الأستاذ العام الذي يتعرض لحدوث العديد من الأخطاء المُحاسبية الناتجة عن حدوث أخطاء في النشر أو عن حدوث أخطاء في المُوازنة، وفيما يأتي الأخطاء المُحاسبية التي يتعرض لها دفتر الأستاذ العام:^[٦]

• الأخطاء المحاسبية الناتجة عن حدوث أخطاء في النشر والتي تحدث نتيجةً إلى ما يأتي:^[٦]
  • نشر مبلغ خاطئ على الجانب الأيمن من الحساب في دفتر الأستاذ العام كإدخال عملية بيع في الجانب المدين.
  • ترحيل نفس المبلغ المالي مرتين إلى الحساب.
  • ترحيل المبلغ الصحيح إلى الجانب الخطأ من الحساب الصحيح.
  • ترحيل المبلغ الصحيح إلى الحساب الخطأ وعلى الجانب الخطأ.

• الأخطاء المحاسبية الناتجة عن حدوث أخطاء في الموازنة والتي تُؤدي لحدوث زيادة أو نقص في رصيد الحساب وتحدث نتيجةً إلى ما يأتي:^[٦]
  • حدوث خطأ في استخدام المبادئ المحاسبية.
  • عدم القدرة للتمييز بين الإيرادات والنفقات.
  • عدم القدرة للتمييز بين مصاريف العمل والنفقات الشخصية.
  • عدم القدرة للتمييز بين المصروفات الإنتاجية والمصروفات غير الإنتاجية.

أخطاء محاسبية عامة

تُستخدم الأخطاء المُحاسبية في إعداد التقارير المالية من أجل معرفة الأخطاء غير الاحتيالية في المُستندات المالية للشركة، وهنالك العديد من الأخطاء المُحاسبية العامة التي تحدث نتيجةً للعديد من الأسباب المُختلفة، والتي يجب معرفتها من أجل تجنب حُدوثها ومن الأخطاء المُحاسبية العامة ما يأتي:^[٧]

• خطأ في الحفظ: وقد يحدث هنالك خطأ نتيجةً لحذف مُعاملة مالية من الوثائق أو حتى عدم تسجيلها عن طريق الخطأ.
• خطأ في الحساب: وقد يحدث هذا الخطأ نتيجةً لتسجيل مُعاملة مالية بقيمة خاطئة في الحساب الصحيح، مثل: طرح مبلغ كان يجب أن يتم إضافته.
• خطأ في التحويل: وهو أحد الأخطاء التي تنتج عند عكس أو تبديل رقمين مما يُؤدي إلى حصول خسارة مالية كبيرة.
• عكس الإدخالات: وتحدث مثل هذه الأخطاء عندما يتم عكس الإدخالات المُحاسبية مما يُؤدي لخصم الإدخالات بدلًا من تسجيلها.

كيف يتم اكتشاف الأخطاء المحاسبية؟

تُعد عملية المُحاسبة من العمليات المُهمة لاتخاذ قرارات الأعمال التجارية لذا من المهم أن يكون المديرون بارعون في المُحاسبة من أجل اتخاذ قرارات جيدة وتجنب الأخطاء المُحاسبية، والتي تُعد عبارة عن مشكلة تحدث أثناء عملية التسجيل والقياس والإبلاغ المُنتظم عن المعلومات المُتعلقة بالمُعاملات المالية، والتي يُمكن أن تُؤدي لحدوث قرارات كبيرة وخاطئة، وتحدث هذه الأخطاء عند مسك الدفاتر وتسجيل الإدخالات في حساب الديون وحساب الائتمان، وللتحقق من عدم وجود أي خطأ فإنه لا بُد لمجموع الدُيون من أن يُساوي مجموع الائتمان.^[٨]

وتحدث الأخطاء المُحاسبية نتيجةً للعديد من الأسباب التي قد تكون عن طريق الخطأ بحيث يُمكن تحديد بعض الأخطاء بسهولة بينما يكون من الصعب تتبع بعضها الآخر، على سبيل المثال: إذا كانت هنالك أرقام مُختلفة في جانب الائتمان والخصم في ميزان المُراجعة فإن هذا يدُل على وُجود خطأ في المُحاسبة والذي يجب القيام بتحديده وتصحيحه.^[٩]

ويتم كشف ومنع الأخطاء المحاسبية عندما تقوم الشركات بإغلاق الدفاتر في نهاية الشهر أو قد تقوم بها بعض الشركات في نهاية كُل أُسبوع مما يُسهل عملية تصحيح الأخطاء المُحاسبية في حال حُدوثها وفي حال كان من الصعب حلها فإنه يُمكن القيام بالآتي:^[٤]

• إنشاء حساب مُعلق في الميزانية العمومية.
• حذف المبلغ في بيان الدخل، لذا فإن تتبع الفواتير سواء أكان من العُملاء أو البائعين.
• التحقق من إدخالها بشكلٍ صحيح يُمكن أن يُقلل من حدوث الأخطاء الكتابية فيه.

كما يُمكن للتسوية البنكية والتي تُعد مُقارنة بين السجلات والمُعاملات المالية الداخلية للشركة بسجلات كُشوف الحسابات البنكية أن تلعب دورًا مُهمًا في اكتشاف الأخطاء قبل إعداد التقارير الربع سنوية أو السنوية، وعلى الرُغم من ذلك فإنه لا يُمكن منع حُدوث جميع الأخطاء ولكن باتباع الضوابط الصحيحة فإنه من السهل تحديدها وتصحيحها بسرعةٍ عالية.^[١]

إرشادات هامة لتفادي الأخطاء المحاسبية

ما هي فوائد اكتشاف الخطأ وتصحيحه عند وقوعه؟

تحدُث الأخطاء المُحاسبية من وقت لآخر ولكن لا بُد من اتباع العديد من الارشادات اللازمة لتجنب الأخطاء المُحاسبية كالتخطيط والإعداد المُناسبين، حيث إن تصحيح الخطأ حين وقوعه يُعد أسهل من تصحيحه فيما بعد، كما يُوفر ذلك الوقت والمال ويمنح الشركات الميزة التنافسية اللازمة من خلال حُصولها على عمليات أكثر انسيابية والحُصول على رضا العُملاء، ويمُكن تفادي الأخطاء المُحاسبية من خلال اتباع الإرشادات الآتية:^[١٠]

• اتباع الإجراءات المُحاسبية الرسمية بحيث تكون مُوثقة ومُفصّلة من أجل إدارة عملية مسك الدفاتر والمُحاسبة والمهام الأخرى.
• وضع الميزانية المُناسبة للأعمال بحيث يُمكن استخدامها لتحديد الأهداف المالية الواقعية سواء أكان الهدف زيادة الإيرادات أو تقليل النفقات.
• وضع السياسات المُناسبة لضمان اكتشاف إدخالات البيانات بسرعة مما يُساعد على اكتشافها وتصحيحها بسهولة.
• الاحتفاظ بنسخة احتياطية من برامج المُحاسبة الخاصة بالشركة والبيانات الأخرى بانتظام بحيث يُمكن استخدامها للتحقق من سير الأعمال بالشكل المطلوب.

ما طرق تصحيح الأخطاء المحاسبية؟

يتم العمل على تعديل الإدخالات في نهاية كل فترة مُحاسبية من أجل عكس البيانات المالية للشركة وفق مبدأ الاستحقاق، بحيث يتم العمل على إدخال حساب بيان دخل واحد وحساب ميزانية عمومية واحد على الأقل، بحيث يتم استخدام تعديل المُدخلات من أجل الإبلاغ عن المصروفات والخسائر والالتزامات والإيرادات والمكاسب المُرتبطة بالمُعاملات المالية ولكن لم يتم تسجيلها في حساب دفتر الأستاذ العام، أو من أجل الإبلاغ عن المصاريف والإيرادات المُستقبلية والأصول والالتزامات ذات العلاقة.^[١١]

كما يتم استخدامها من أجل تسجيل مصروف الإهلاك أو مصروف الديون المعدومة،^[١١] لذا يُمكن تصحيح الأخطاء المُحاسبية بسهولة من خلال إضافة إدخال في دفتر اليومية يُعرف باسم إدخال تصحيح؛ والذي يعمل على ضبط الأرباح المُحتجزة خلال فترة مُحاسبية مُعينة، حيث تُعد إدخالات التصحيح جُزءًا من نظام المُحاسبة القائم على أساس الاستحقاق باستخدام مسك الدفاتر مُزدوجة القيد، أي أن إدخال التصحيح سيحتوي على الخصم والائتمان. ^[١٢]

على سبيل المثال؛ حصل خطأ في الحذف بحيث لم يتم تسجيل رواتب مُستحقة الدفع بقيمة 1000 دولار، لإجراء التصحيح فإنه يتم إضافة إدخال لدفتر اليومية بقيمة 1000 دولار ضمن مصروفات الراتب على اعتباره حساب مدين، وإضافة 1000 دولار راتب مُستحق الدفع على اعتباره دائن.^[١٢]

كما تُعد مراجعة الرصيد التجريبي باستخدام أحد برامج المُحاسبة أحد الطُرق المُناسبة للعثور على الأخطاء المُحاسبية حتى لو لم يكن لها تأثير على ميزان المُراجعة الذي يتضمن جميع الأرصدة والخصومات المُتعلقة بالأعمال، بحيث إذا كان مجموع الأرصدة والخصومات لحساب مُعين هو نفسه فهذا يدُل على عدم وجود أخطاء مُحاسبية، كما يُعد استخدام التسويات على أساس شهري أو سنوي من الطُرق التي تُستخدم للكشف عن الأخطاء المُحاسبية، ويتم إجراء تسويات الأصول الثابتة في نهاية العام. ^[١٢]

بينما يتم إجراء التسويات البنكية في نهاية الشهر بحيث يتم مُوازنة الحساب النقدي وكشف الحساب المصرفي معًا وفي حال كانت الأرقام مُختلفة فإن هذا يدُل على وُجود خطأ مُحاسبي، كما يُمكن اتباع الطُرق الروتينية لإيجاد الأخطاء من خلال مُراجعة السجلات المُحاسبية بطريقةٍ مُنتظمة،^[١٢] وفيما يأتي سيتم توضيح أهم الطُرق المُستخدمة في تصحيح الأخطاء المُحاسبية:

إلغاء القيد بعكسه وإلغاء تأثيره وكتابة القيد الصحيح

يتعرّض المُحاسبون للوقوع في أخطاء أثناء قيامهم بعملية تسجيل المُعاملات المُحاسبية في دفاتر الحسابات أو تسجيلها أو نشرها أو حتى عند قيامهم بمُوازنة الحسابات، لذا لا بُد من تحديد موقع هذه الأخطاء وإلغاء القيد بعكسه وإلغاء تأثيره وكتابة القيد الصحيح، كما يُمكن استخدام إدخالات التصحيح التي تُعطي نتائج حقيقية لعمليات المُؤسسات التجارية حتى لو لم يتم اكتشاف الأخطاء في ميزان المُراجعة.^[١٣]

معالجة الخطأ مباشرة

يُعرف إدخال التصحيح على أنه إدخال في دفتر اليومية يتم استخدامه من أجل إصلاح خطأ مُحاسبي في مُعاملة تم تسجيلها مُسبقًا في دفتر الأستاذ العام، على سبيل المثال: إذا تمَّ تسجيل الإهلاك الشهري في حساب مصروفات الاستهلاك، فإنه يتم إضافة إدخال التصحيح من أجل نقل الإدخال إلى حساب مصروف الإهلاك عن طريق إضافة قيد حساب مصروفات الاهلاك وخصم حساب مصروف الاستهلاك. ^[١٤]

وهذه الطريقة تضمن مُعالجة الخطأ مُباشرةً إلا أن إضافة إجراءات التصحيح تتطلب مُحاسبين ذوي خبرة نظرًا لفهمهم لنظام المُحاسبة وتأثير إضافة إدخالات التصحيح على البيانات المالية، ومن المُهم كذلك أن يتم توثيق إدخال التصحيح بشكلٍ كامل من خلال إضافة كُل مُستند يتعلق بإدخالات دفتر اليومية للخطأ الذي حصل، بالإضافة إلى مُلاحظات حول الكيفية التي تم فيها إضافة إدخال التصحيح اللازم من أجل تصحيح الخطأ الأصلي.^[١٤]

ويتطلب إضافة إدخال التصحيح كذلك مُعالجة الخطأ مباشرةً حيث يجب إضافة إدخال التصحيح بمجرد اكتشاف الخطأ، حيث إن حُدوث تأخير في إضافة إدخال التصحيح يُمكن أن يُؤدي لعدم تصحيح الأخطاء المُحاسبية، كما أن إضافة إدخالات التصحيح يستغرق وقتًا طويلًا، لذا من المُهم تتبع عدد إدخالات التصحيح التي تم إضافتها في كل شهر والتحقق من أن المُشكلات الأساسية التي أدت لاستخدام إدخالات التصحيح قد تم حلها، مما يتكفل باستخدام إدخال تصحيح أقل في الشهر الذي يليه، وهذا بدوره يُساعد على توفير المزيد من الوقت المُتاح للمُحاسبين لأداء مهام أخرى.^[١٤]

المراجع

1. ^ ^{أ ب ت} "Accounting Error", www.investopedia.com, Retrieved 2020-08-12. Edited.
2. ^ ^{أ ب} "Types of Accounting Errors and How to Prevent Them", www.thebalance.com, Retrieved 2020-08-12. Edited.
3. ↑ "Types of Errors", www.toppr.com, Retrieved 2020-08-12. Edited.
4. ^ ^{أ ب} "Accounting Errors and Corrections", www.double-entry-bookkeeping.com, Retrieved 2020-08-12. Edited.
5. ↑ "Types of Errors in Accounting: A Guide for Small Businesses", www.freshbooks.com, Retrieved 2020-08-12. Edited.
6. ^ ^{أ ب ت} "Accounting Errors: Meaning, Classification and Its Impact", www.yourarticlelibrary.com, Retrieved 2020-08-12. Edited.
7. ↑ "Accounting Errors", www.cleverism.com, Retrieved 2020-08-12. Edited.
8. ↑ "Accounting Error", investinganswers.com, Retrieved 2020-08-12. Edited.
9. ↑ "Types of Accounting Errors", www.backoffice.com.sg, Retrieved 2020-08-12. Edited.
10. ↑ "Top Accounting Mistakes to Avoid", www.thebalancesmb.com, Retrieved 2020-08-12. Edited.
11. ^ ^{أ ب} "What is the difference between adjusting entries and correcting entries?", www.accountingcoach.com, Retrieved 2020-08-12. Edited.
12. ^ ^{أ ب ت ث} "How to Correct Accounting Errors and 7 of the Most Common Types", www.freshbooks.com, Retrieved 2020-08-12. Edited.
13. ↑ "Correcting Entries", www.accountancyknowledge.com, Retrieved 2020-08-12. Edited.
14. ^ ^{أ ب ت} "Correcting entry", www.accountingtools.com, Retrieved 2020-08-12. Edited.