أنواع الاجتماعات

أنواع الاجتماعات

تتعدد أنواع الإجتماعات، وفيما يأتي توضيح لبعض أنواع الاجتماعات المختلفة:

الاجتماعات الافتتاحية

يتم إجراء الاجتماعات الافتتاحية في بداية المشروع، ويكون الهدف منها تحديد أهداف المشروع، بالإضافة إلى مناقشة المشكلات التي يجب حلها، وتشمل الاجتماعات الافتتاحية على فريق المشروع بأكمله والأشخاص الذين سيتأثر عملهم بالمشروع، لذلك تكون هذه الاجتماعات أكبر حجمًا، وغالبًا ما تضم أشخاصًا من فرق مختلفة في الشركة.^[١]

اجتماعات تحديث الحالة

تساعد اجتماعات تحديث الحالة على معرفة الفريق للمستجدات، والحالة الحالية للمشروع، بالإضافة للتأكد من أن الجميع يسير على المسار الصحيح المخصص لإنجاز المهام.^[١]

يمكن أن تشمل اجتماعات تحديثات الحالة جميع الأشخاص من المشروع، ويمكن أن يتم إجراؤها ضمن فرق فرعية أكثر مرونة لتجنب الاجتماعات غير المنتجة، وغالبًا ما تتم متابعة تحديثات الحالة عبر مكالمة فيديو لتجنب جمع مجموعة كبيرة من الأشخاص معًا.^[١]

الاجتماعات الفردية

يتم إجراء الاجتماعات الفردية بين شخصين وغالبًا ما يشارك فيها المدير مع موظفه، وتعد هذه اجتماعات حوارية، ويكون الهدف منها معالجة موضوع معين، كما يتم فيها تقديم الملاحظات، وتتبع الأهداف الشخصية، بالإضافة إلى بناء العلاقات، وغالبًا ما تتم جدولة الاجتماعات الفردية مسبقًا من قبل المشرف وتؤدي إلى فهم مشترك للنتائج طويلة الأجل.^[١]

اجتماعات حل المشكلات أو العصف الذهني

تهدف اجتماعات حل المشكلات أو العصف الذهني إلى الخروج بأفكار جديدة، وتتضمن مجموعة متنوعة من الأشخاص ذوي وجهات النظر والمهارات والخلفيات الفريدة.^[١]

يمكن أن تكون الاجتماعات حول حل مشكلة معينة أو إنشاء استراتيجية جديدة للمستقبل، وغالبًا ما يتم تكليف الحاضرين بالتوصل إلى حلول فريدة بمجرد تحديد النطاق ومجالات التركيز، وتوفر هذه الاجتماعات أساسًا لاجتماعات صنع القرار، حيث يتم تأكيد الحل والعمل على أساسه.^[١]

اجتماعات صنع القرار

تُستخدم اجتماعات صنع القرار لاتخاذ قرار رسمي يكون له تأثير كبير على المشروع، وتكون هذه اجتماعات رسمية ومنظمة للغاية، وتتطلب المزيد من العمل الجماعي عندما يكون هناك أكثر من خيار واحد قيد التشغيل، ومن أمثلة هذه الاجتماعات؛ اجتماع حول إذا ما كان يجب توظيف شخص معين أم لا.^[١]

يكون لدى الأشخاص الذين يشاركون في اجتماعات صنع القرار إما معرفة واسعة بالموضوع أو يكون لديهم السلطة للتأثير على القرار.^[١]

اجتماعات بناء الفريق

تركز اجتماعات بناء الفريق على أعضاء الفريق بحيث يكتسبون فهمًا أفضل لبعضهم البعض ويتم تعزيز التماسك بينهم، وقد تتضمن اجتماعات بناء الفريق أنشطة منظمة، وقد تكون أيضًا ذات شكل حر، مما يسمح للفريق بالتفاعل في أوقات فراغهم، أو قد تكون مزيجًا من الاثنين معًا.^[٢]

تركز اجتماعات بناء الفريق على خلق جو ممتع لتعزيز الهدف الأساسي المتمثل في توحيد أعضاء الفريق، وعادةً ما تهدف إلى:^[٢]

• تعزيز الثقة بين الزملاء.
• مساعدة المجموعة على الشعور بالتقدير والترحيب.
• تعزيز ثقة الأعضاء في المهمة التي يعملون عليها.
• زيادة الدافعية لإنجاز المهمة.

اجتماعات تبادل الأفكار

يُعد اجتماع المجموعة بأكملها وتبادلها الأفكار الجديدة في كثير من الأحيان أفضل من توزيعها في رسالة بريد إلكتروني، أو سلسلة دردشة فوضوية، حيث تسمح هذه الاجتماعات للمتحدث بالتعمق أكثر في الموضوع، كما يمكن لأعضاء الفريق طرح الأسئلة ومناقشتها.^[٣]

تجعل هذه الاجتماعات أيضًا مشاركة الأفكار التفاعلية، مما يمنح الزملاء الفرصة للتعقيب على أفكار بعضهم البعض، والذي يؤدي في النهاية إلى مزيد من العمل الجماعي وبناء علاقات أقوى، وعلى الرغم من أن هذا النوع من الاجتماعات يمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً، إلا أنه غالبًا ما ينتج عنه أفكار منتجات جديدة، ويؤدي إلى التوّسع في سوق العمل. ^[٣]

المراجع

1. ^ ^{أ ب ت ث ج ح خ د} "The 7 Most Common Types of Meetings", meetric, 30/11/2021, Retrieved 20/1/2022. Edited.
2. ^ ^{أ ب} Ty Collins (23/7/2020), "The 6 most common meeting types", calendly, Retrieved 20/1/2022. Edited.
3. ^ ^{أ ب} "6 Most Common Types of Business Meetings", lifesize, 6/6/2019, Retrieved 20/1/2022. Edited.