محتويات
تعريف المتابعة الإدارية
المتابعة الإدراية هي إحدى أهم المهام التي تقوم بها الإدارة سواء كان على مستوى شركة كبيرة أو فريق عمل صغير، حيث يتم من خلالها معرفة أوجه الإنجاز والقصور في العمل لكي يتم حل المشكلات قبل أن تخرج عن نطاق السيطرة وتؤثر على جودة العمل أو الأهداف المحددة. وبذلك تبرز أهمية المتابعة الإدارية لجوانب العمل المختلفة ويحسن العاملون من أدائهم وتزيد الإنتاجية.[١][٢]
المسؤولون وأقسام المتابعة الإدارية
هناك العديد من الأقسام والمسؤولين عن مهمة المتابعة الإدارية، وهي:[٣]
- مدير الإدارة: يتولى مدير الإدارة توزيع المهام وتفويض الصلاحيات المتعلقة بالمتابعة الإدارية وفق رؤية إدارة الشركة وأهدافها.
- مساعد مدير الشؤون الإدارية: يعمل مساعد مدير الشؤون الإدارية في حدود الصلاحيات المفوضة إليه ويجب عليه أن يتابع سير العمل ويشرف عليه ويحدد نقاط الضعف من أجل تطوير وتحسين جوانب العمل المختلفة، كل ذلك يكون بما يتوافق مع الغايات والأهداف التي تنوي الإدارة تحقيقها.
- قسم التدقيق: في هذا القسم يتم إنشاء ملفات خاصة لجميع المستندات وأيضاً تصنيف هذه الملفات ضمن فئات خاصة بناءً على القسم الذي جاءت منه، وتكون عملية التصنيف يدويًا وإلكترونيًا على حد سواء، وهناك مسؤولية أخرى للقسم وهي إدخال جميع بيانات الموظفين الشهرية المتعلقة بالحضور والغياب، ويتم توزيع المهام بين موظفي القسم.
- قسم التحقيق: أيضاً في هذا القسم يتم إنشاء ملفات مُصنفة إلى فئات خاصة تابعة للقسم الذي جاءت منه. في هذا القسم أيضاً تتم متابعة جميع المعاملات في قسم التدقيق وإدارة الرقابة، وسمي بقسم التحقيق لأن من المهام الرئيسية التي تُوُكل إلى الموظفين في هذا القسم هي التحقيق مع موظف أو قسم في حال حدوث مخالفة، ويقوم سكرتير الإدارة بالاحتفاظ بالقضايا في الأرشيف بشكل سري وإرسال التقارير الدورية إلى مدير الدائرة.
- قسم التحكم: يسمى بذلك لأن هذا القسم مسؤول عن أوقات دوام الموظفين فمثلاً يكون نظام الشركة ينص على دوام الموظفين الساعة الثامنة صباحاً فيقوم هذا القسم بمراقبة التزام الموظفين، وبذلك يتم الإبلاغ عن أي مخالفة للأنظمة الموضوعة مسبقاً والقيام بعملية التحقيق لاحقاً.
أهمية المتابعة الإدارية
هناك عدة نقاط تمثل أهمية المتابعة الإدارية، منها:[٢]
- في حال كان الموظفون يفعلون ما يجب عليهم أن يقوموا به، فإن الغرض من المتابعة الإدارية هو إعطاء تغذية راجعة لما تم إنجازه وأيضاً مكافأة العمل الجيد والثناء عليه وبذلك يستمر العمل على الوجه المطلوب.
- في حال كان هناك تسيّب فإن الغرض من المتابعة الإدارية هو محاولة تحسين الأداء وتقديم المساعدة، وأيضاً إبداء الآراء والتذكير بالأهداف التي تسعى الشركة لها. علاوة على ذلك، كي تتم المحاسبة في حال كان الإهمال شديدًا ويتم حل العوائق أو المشاكل، خصوصاً إذا لم يكن الموظف السبب الرئيسي للتراجع توفر الإدارة ما يحتاجه الموظف لكي ينجز العمل المطلوب ويعود إلى المسار الصحيح.
المراجع
- ↑ 4/1/2016, "Managing People: The Importance of Follow Up", accm.edu.au, Retrieved 8/2/2022. Edited.
- ^ أ ب "2 REASONS FOR FOLLOW-UP AND WHY TEAM LEADERS NEED TO FOLLOW-UP", mikecardus, Retrieved 8/2/2022. Edited.
- ↑ "Functions and Duties of Follow-up Administration Sections", Majmah Uni, Retrieved 8/2/2022. Edited.
