تعريف الوثيقة وأهميتها

تعريف الوثيقة لغة

ما هو تعريف الوثيقة في اللغة؟ تُعرّف الوثيقة (بالإنجليزية: Diploma) لغًة وهي مؤَنَّث الوثيق، والجمع وثَائِقُ، بأنها ما يُحكَم به الأَمرُ، والوَثِيقَةُ في الأَمر: إِحكامُه، وأَرض وثيقةٌ هي كَثيرةُ العشب، والوَثِيقَةُ الصَّكُّ بالدَّين أو البراءةِ منه، والوَثِيقَةُ هي المستند وما جرى مجراه.^[١]

تعريف الوثيقة اصطلاحًا

ما هو تعريف الوثيقة في الاصطلاح؟ يُمكن تعريف الوثيقة اصطلاحًا بأنها المادة التي تشتمل على معلومات متنوعة وحجج وبراهين، ويمكن استخدامها كسجل للأحداث، ويمكن أن تكون الوثيقة إما مستندات ورقية أو عبر الإنترنت أو على الوسائط الرقمية أو التناظرية.^[٢]

وقد عرّفها بعض علماء التوثيق المعاصرون بما يأتي:^[٣]

• تعريف الألماني "مولر"

كل ما هو مكتوب أو مرسوم أو مطبوع، والذي يصدر أو يستلم من أي دائرة أو مؤسسة رسمية، والذي تقرر الاحتفاظ به لأهميته وفائدته لتلك الدائرة.

• تعريف الألماني "أودلف برنيكه"

جميع الأوراق والسجلات التي وجدت وتجمعت خلال الأعمال القانونية أو الرسمية للمؤسسات الحكومية، والتي تقرر حفظها بصورة دائمة في مكان معين كمصدر إثبات للماضي.

• تعريف الإيطالي "يوجينو"

التجميع المنظم للوثائق الناتجة عن فعاليات الدوائر والمؤسسات أو الأشخاص، والتي تقرر حفظها لأهميتها السياسية، أو القانونية، أو الشرعية لتلك الدائرة أو الشخص.

أهمية الوثيقة

ما هي أهمية الوثيقة في حفظ التاريخ والتراث؟ للوثائق العديد من الأهداف المهمة في وقتنا الحاضر، إذ إن أهمية الوثيقة تكمن في الحصول على معلومات قيّمة بكل سهولة،^[٤] وفيما يأتي ندرج أهمية الوثائق والمخطوطات:

حفظ الحقوق

يساهم الاحتفاظ بالوثائق الصحيحة والدقيقة، في الحفاظ على حقوق الأشخاص والشركات والهيئات العالمية، في وقت يضج بالأحداث والأنشطة والكثير من الإجراءات.^[٥]

حفظ التاريخ والتراث

يتم استخدام التوثيق بجميع أنواعه، والتي تتمثل بالوسائط الفنية والإلكترونية والإذاعية والمطبوعة من قبل علماء الآثار، وذلك للحفاظ على الكثير من أماكن التراث التي قد تكون معرضة للخطر والتهديد، مما يساعد في نشر الثقافة وتوعية المجتمع بقيمة الآثار والحفاظ عليها، عن طريق التلفاز والإنترنت^[٦]

كما أن الوصول للمعلومات والفهم العميق للتراث وتوثيقه، يساعد بشكل صحيح في الترويج للتراث، مما يساهم في حمايته وحفظه ونشره، إذ إن التوثيق المناسب يمكن من الوصول إلى المعلومات الكافية والصحيحة، الأمر الذي يساهم في صيانة التراث والحفاظ على المعلومات المتعلقة به.^[٧]

تسهيل الدراسة على الباحثين

تساهم الوثيقة في زيادة الإنتاجية، فهي تمنح المرونة وتساعد في تسهيل الوصول للمعلومات وفهمها بشكل أسرع، إذ تسمح بمشاركة المعرفة فيما يتعلق بالموارد المتاحة،^[٨] وبالتالي يمكن تحليل الوثائق المتوافرة، من خلال عدة طرق للبحث عن الأدلة وإثبات النتائج.^[٩]

وذلك من خلال مجموعة من المنهجيات والبيانات، وتحليل المستندات بأساليب متنوعة، للوصول لنتائج موثوقة ومفصلة، من خلال النصوص المتوفرة، ومعالجة المعلومات، واستخدام استراتيجيات للوصول للمصداقية، وتقييم صحة الوثائق، والكشف عن المعلومات الأساسية، وتطوير نظام الوثيقة وتحديثها، لتصبح مصدرًا يتم الرجوع له في غايات البحث والحصول على معلومات.^[٩]

المساعدة في فهم تطور الدول

تُستخدم الوثائق في الوقت الحاضر كمرجع لما حدث في الوقت الماضي، فهذه الوثائق ذات قيمة كبيرة، لأنها تساهم في إنتاج العالم للمزيد من الاكتشافات في ظل الحرية والمساواة والسلام للجميع دون حكر على أحد.

كما تعد هذه الوثائق بوابة توصل بين الماضي والحاضر، وتُمهد الطريق للعبور بالشكل الصحيح نحو المستقبل، فمن خلالها يتم معرفة نشأة الحياة وكيف تشكل الاستقلال الذي يتمتع به الأشخاص حتى هذه الوقت، عن طريق الحكايات، والصور، والرسائل، التي يتم الاحتفاظ بها لمعرفة شكل الحياة في الماضي، فالوثائق هي الرابط الوحيد للفهم، والوصول للمعرفة الصحيحة عن الأحداث في الوقت الماضي.^[١٠]

ما أبرز أنواع الوثائق؟

هناك العديد من أنواع الوثائق، وفيما يأتي ندرج أبرزها الوثيقة التاريخية يمكن تعريف الوثائق التاريخية بأنها الوثائق التي تُقدم البراهين، والأدلة، والحجج، سواء كانت مباشرة أو غير مباشرة، عن شخص أو حدث أو عمل ما، وتسمّى أيضًا بالمصادر الأولية، لأنها تشبه المادة الخام.^[١١]

فالوثيقة التاريخية تقوم بدراسة الموضوع وتحليله في وقت قريب من وقوع الحدث، كما أنها تساعد الباحث في الحصول على معلومات مهمة عن حدث تاريخي أو وقت زمني معين مثل؛ مقالات الصحف.^[١١]

الوثيقة الشخصية

تُعرف الوثيقة الشخصية بأنها مستند شخصي مباشر يعرض تجارب وأحداث اجتماعية، خاصة بكاتب الوثيقة، مثل؛ المذكرات، والرسائل، والسيرة الذاتية، والصور، واليوميات، وملفات التواصل الاجتماعي، والكتابة على الجدران، ونقش النصب التذكارية على القبور، وتسمّى بوثائق الحياة، لأنها تُدوّن كل التفاصيل عن الحالة الذاتية للشخص نفسه.^[١٢]

الوثيقة الإدارية

يتم تعريف الوثيقة الإدارية بأنها الوثيقة التي يتم تمثيلها بالصور، والأسطونات، والأفلام، والتسجيلات، كما يتم الحصول عليها وحفظها بواسطة الجهاز الإداري، وذلك لاستخدامها من قبل الموظفين أو الإدارة، بحيث تكون المصدر الرئيسي للمعلومات وتسمى بالوثيقة الأرشيفية.^[١٣]

الوثيقة التعليمية

يمكن تعريف الوثيقة التعليمية بأنها المستند الذي يقدم جميع المعلومات عن الآخرين، كما يحتوي على مصادر أولية وثانوية، ويتم استخدام العديد من الأساليب في الوثائق التعليمية مثل؛ استخدام (MLA) في العلوم الإنسانية، وأسلوب (APA) في علم النفس والاجتماع، و(شيكاغو) في التاريخ، أما (ACS) فيستخدم في الكيمياء.^[١٤]

الوثيقة السياسية

تمثل مصدر المعلومات التي يتم إنتاجها من قبل الحكومات، والتي تشمل القوانين، والإحصاءات، والخرائط، والتحليلات المفصلة لموضوعات علمية فريدة أو تقنية معقدة، في مختلف المجالات، مثل التقارير الحكومية، والوثائق التشريعية.^[١٥]

الوثيقة الإلكترونية

يتم تعريف الوثيقة الإلكترونية بأنها الوثيقة التي يتم استخدامها بطريقة إلكترونية، كما أنها تتميز بسهولة نقلها وتبادلها عن طريق عدة برامج مختلفة عبر الإنترنت، وتشمل؛ طلبات الشراء، والفواتير بأنواعها المختلفة.^[١٦]

ما هو علم التوثيق؟

يُعرف علم التوثيق (بالإنجليزية: documentation science) بأنه مجموعة المستندات المطبوعة على الورق أو المتوافرة عبر الإنترنت، أو على شكل وسائط رقمية،^[١٧]

كما يمكن تعريف علم التوثيق بأنه العلم الذي يتم فيه جمع الملاحظات والتفاصيل وتحليل الوثائق، وترتيبها باستخدام تقنيات معينة، في سجلات حسب موضوع الحدث أو المجال، وذلك للحصول على أكبر قدر من المعلومات الموجودة في الوثائق، وعرضها بشكل منهجي للباحثين والمخترعين، بشكل أسرع للوصول إلى المعرفة المطلوبة والمحددة.^[٤]

أما علم الوثائق (بالإنجليزية: Diplomatics) فهو مصطلح مشتق من الكلمة اليونانية (Diploma)، والتي تعني المطوّية، وهو علم تاريخي رئيسي وليس علمًا ثانويًا، ويُعنى بدراسة وثائق القانون والإدارة، إلى جانب جميع السجلات؛ من الفواتير، والتقارير، والقوائم، وذلك لتحليل الوثائق والتمييز بين الوثيقة الحقيقية والمزيفة.^[١٨]

المراجع

1. ↑ "تعريف و معنى الوثيقة في معجم المعاني الجامع - "، المعاني، اطّلع عليه بتاريخ 26/4/2021. بتصرّف.
2. ↑ "Documentation", lisbdnetwork/, Retrieved 26/4/2021. Edited.
3. ↑ "[ علم التوثيق مقال لــ / فائز البدراني "]، جامعة أم القرى، اطّلع عليه بتاريخ 8/7/2021. بتصرّف.
4. ^ ^{أ ب} "What is a Documentation and Its Need, & Objectives in Library", libraryscience, Retrieved 26/4/2021. Edited.
5. ↑ "The importance of documentation in business operations and compliance", tmf-group, Retrieved 26/4/2021. Edited.
6. ↑ "Preserving Heritage: The Role of the Media", //link.springer, Retrieved 26/4/2021. Edited.
7. ↑ "Why Should We Document Heritage Collections?", canada, Retrieved 8/7/2021. Edited.
8. ↑ "The importance of documentation (because it’s way more than a formality)", atlassian/, Retrieved 26/4/2021. Edited.
9. ^ ^{أ ب} "RESEARCH METHODOLOGY IN EDUCATION", .trubox, Retrieved 26/4/2021. Edited.
10. ↑ "How Are Historical Documents Preserved?", www.teach-nology., Retrieved 8/7/2021. Edited.
11. ^ ^{أ ب} "Historical Documents: What Is a Historical Document", .libguides./, Retrieved 26/4/2021. Edited.
12. ↑ "Secondary Qualitative Data in Sociology", /revisesociology./, Retrieved 26/4/2021. Edited.
13. ↑ "Administrative Document definition", .lawinsider./, Retrieved 26/4/2021. Edited.
14. ↑ "Documentation in Reports and Research Papers", thoughtco, Retrieved 26/4/2021. Edited.
15. ↑ "Government Documents Department", uncfsu, Retrieved 26/4/2021. Edited.
16. ↑ "What is an e-document?", pagero., Retrieved 26/4/2021. Edited.
17. ↑ "What is Documentation?", www.lisbdnetwork, Retrieved 26/4/2021. Edited.
18. ↑ "Diplomatics", /www.britannica., Retrieved 26/4/2021. Edited.