محتويات
خصائص الأعمال المكتبية
يُمكن التعرف على الخصائص المتعلقة في الأعمال المكتبية على النحو الآتي:
التخطيط والتوظيف
تكوين هيكل للمسؤوليات المطلوبة لتحقيق أهداف شركتك من الوظائف المهمة لإدارة المكاتب، عندما نلاحظ تمامًا الأهداف على البعدين القصير وطويل المدى للعمل الخاص، يمكن بعد ذلك التخطيط للنهج المرغوب لتحقيق الأهداف.[١]
التخطيط المفهوم وتنظيمه للاجتماعات هو الخطوة الأساسية نحو عمليات فعالة وتسهيل التحكم، بالنسبة للتوظيف، يدير مديرو المكاتب التنفيذية القيادة أو التنسيق مع الموارد البشرية في جميع مسائل توظيف الموظفين، والتعويضات، والحوافز، وتقاعد المديرين المرؤوسين.[١]
الاتصالات
يعد التواصل المستمر، وهو عنصر أساسي في أي عملية عالية الأداء، وعنصراً مهماً من عناصر الإدارة المكتبية، إذا لم يكن مدراء المكاتب قادرين على إملاء احتياجات الشركة بشكل صحيح على الموظفين، فلن تكون الكفاءة المثلى ممكنة.[١]
والسؤال الأهم هل يحتاج الفريق إلى لاجتماعاتهم الأسبوعية؟ هل لديهم التكنولوجيا التي يحتاجونها في هذا الاجتماع؟ تذكر أن التواصل الجيد يسير في كلا الاتجاهين، إذا كان مدراء المكاتب نفسهم غير قادرين على شرح احتياجات شركة، فهذا يعني أن تكون أن مدير المكتب ليس مناسبًا لمكان العمل.[١]
الدافع
عنصر معقد للغاية في إدارة المكاتب، يأتي الدافع في عدة أنواع، وهي: الدافع الشخصي والدافع الخارجي، عندما يكون لدى موظفين دوافع شخصية، تصبح مهمة مدراء المكاتب أسهل.[١]
ولكن عندما لا يكون الأمر كذلك، فإن مهمة إدارة المكتب هي الحافز الخارجي، يجب أن يخدم هذا الدافع احتياجات الموظفين مع كونه تنافسيًا ومنتجًا وشاملًا، عندما تفعل هذه الدوافع الخارجية كل هذا، فإن العاملين في مكتبك سيكون لديهم معنويات عالية، وسيكونون أكثر تحفيزًا لتحسين أدائهم.[١]
مفهوم الأعمال المكتبية
الأعمال هو الجزء المهم في الشركة أو المنظمة؛ مما يعني تنفيذ الأمور من خلال الآخرين، الأعمال قوة خلاقة ومبتكرة تهدف إلى تحقيق أقصى قدر من النتائج من خلال الموارد المتاحة مثل المال والرجال والمواد.[٢]
يعتبر المكتب أداة فعالة للأعمال لأنه يساعد على إدارة الأعمال بكفاءة وفعالية، حيث إن إدارة المكتب هي مهارة إرشاد موظفي المكتب في استخدام الوسائل المناسبة لبيئته من أجل تحقيق هدفه المحدد.[٢]
إدارة المكاتب هي فرع الإدارة الذي يهتم بالأداء الفعال للعمل المكتبي. وفقًا لتيري، "يمكن توضيح مفهوم أعمال المكتب على أنها مهمة تخطيط وتنسيق وتحفيز جهود الآخرين نحو أهداف محددة في المكتب".[٢]
