خطوات إدارة الوقت

خطوات إدارة الوقت

التخطيط المسبق

يُعدّ التخطيط المسبق للمهمّات أفضل التقنيات المتبعة في إدارة الوقت، فهو يُساعد على تنظيم المهمّات بشكلٍ صحيحٍ، ويُعطي نظرةً تفصيليّةً لكافّة المهمّات، ويُمكن أن يكون التخطيط بشكلٍ يوميّ، أو أسبوعيّ، أو شهريّ، بحيث يتضمّن التخطيط المسبق تقدير الوقت الذي تحتاجه كلّ مهمّة ممّا يساعدُ على تنظيم اليوم بشكلٍ أفضل.^[١]

يُساعد استخدام أدوات التخطيط المختلفة على إدارة الوقت بشكلٍ أفضل وترتيب المهمّات بطريقةٍ مُحفّزة، ومن هذه الأدوات: دفاتر التخطيط، والتقويمات، وتطبيقات الهاتف، والمخطّطات الجداريّة، وبطاقات الفهرسة، ومذكرات الجيب، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة.^[٢]

ترتيب الأولويات

تُساعد عمليّة ترتيب الأولويّات على التركيز على المهمّات الأكثر أهميّةً لإنجازها، وعدم هدر الوقت في المهمات غير الضروريّة، أمّا إذا كانت جميع المهمّات ضروريّة فمن الممكن تحديد الأولويّات بحسب الموعد النهائيّ لكلّ مهمّة، أو وضع المهمّات التي تُعطي طاقةً إيجابيّةً ودافعيّةً أكبر من ضمن المهمّات الأوليّة،^[٣] حيث يُنصح بتصنيف المهمّات التي ينبغي القيام بها إلى عدّة أنواع كالآتي:^[٤]

• مهمّات يُمكن التخلّص منها لأنّها غير ضروريّة ممّا يُساعد على الحفاظ على الوقت وعدم إهداره في أمر غير ضروري.
• مهمّات يُمكن توكيلها لشخص آخر للقيام بها.
• مهمّات مستعجلة يجب البدء بها فوراً إذ إنّ تأجيلها قد يُسبّب إثارة مشاعر القلق والتوتر.
• مهمّات تحتاج إلى وقتٍ طويل لكنّها غير مستعجلة.

إدارة الوقت الضائع

يُمكن أن تكون بعض الأنشطة التي تُمارس خلال اليوم سبباً في ضياع الكثير من الوقت، وقد تكون هذه الأنشطة جانبيّةً لا يشعر الشخص بأنّها قد تسرق منه وقته، مثل: اللعب بالهاتف المحمول، أو تفقّد الإشعارات التي تأتي من البريد الإلكترونيّ وغيره بشكلٍ مستمرّ، أو تجاوز بعض المهمّات واللقاءات المدّة المخصّصة لها، أو الزيارات المفاجئة من قِبل المعارف.^[٢]

إنجاز المهمات بأسرع وقت

يعتقد البعض أنّ قضاء وقت أطول في إنجاز مهمّة ما هوَ الأمر الصائب، ولكنّ وفقاً للطبيبة النفسية إيما دونالدسن-فلتر فإنّه يجب التركيز على النتائج وليس على مقدار الوقت الذي يقضيه الشخص للقيام بالمهمّة؛ لذا ينبغي البحث عن الطرق الأكثر فعاليّةً لإنجاز المهمّات، والتركيز على إنجاز المهمّة بأسرع وقتٍ، ممّا يُساهم في إدارة الوقت بشكلٍ أفضل لإيجاد وقت للقيام بمهمّات ضروريّة أخرى.^[٥]

تجنب تعدد المهمات

يُحاول البعض إنجاز عدد من المهمّات في وقتٍ واحدٍ لاعتقادهم بأنّها طريقة فعّالة للاستفادة من الوقت، لكن وفقاً لدراسة أُجريت في جامعة ستانفورد تبيّن أنّ تعدد المهمات يؤدّي إلى تقليل الإنتاجيّة، وتقليل التركيز في المهمّات وبالتالي إنجازها بشكلٍ خاطئ، كما أنّ تعدّد المهمّات يؤخّر من عمليّة إنجازها ممّا يؤدّي إلى ضياع الكثير من الوقت؛ لذا يُنصح بالقيام بمهمّة واحدة والتركيز عليها.^[١]

عدم المماطلة

تبدو بعض المهمّات الضروريّة صعبةً أو غير ممتعة؛ لذا تبدأ عمليّة التأجيل والمماطلة لتجنّب القيام بها، ولكنّ التأجيل المستمرّ لمثل هذه المهمّات يؤثّر سلباً في إنجاز المهام الأخرى، وذلك لأنّها تُصبح عائقاً وبالتالي تؤثّر في التركيز وتزيد من الشعور بالقلق؛ لذا يُنصح بالقيام بها أولاً بدلاً من تأجيلها، ويُمكن إنجاز مثل هذه المهمّات بتقسيمها إلى مهمّات أصغر، واتّباع نظام المكافآت للتحفيز على إنجازها.^[٢]

المراجع

1. ^ ^{أ ب} Kate Kurzawska (12-7-2018), "Most Effective and Proven Time Management Techniques"، www.timecamp.com, Retrieved 3-1-2021. Edited.
2. ^ ^{أ ب ت} Sue W. Chapman, Michael Rupured (2020), Time Management: 10 Strategies for Better Time Management, USA: University of Georgia, Page 3،5،6. Edited.
3. ↑ "Five essential time management techniques", memory.ai,14-10-2020، Retrieved 3-1-2021. Edited.
4. ↑ Dan McCarthy (29-8-2019), "Ten Timeless Time Management Techniques"، www.thebalancecareers.com, Retrieved 3-1-2021. Edited.
5. ↑ "Easy time-management tips", www.nhs.uk,9-11-2018، Retrieved 3-1-2021. Edited.