طريقة كتابة تقرير

طريقة كتابة تقرير

هناك مجموعة من الإرشادات التي يجب عليك معرفتها قبل الشروع في كتابة تقرير، يمكنك التعرّف عليها أدناه:

تحديد الأهداف

كيف تقوم بتحديد أهداف كتابة التقرير؟

قد يعتقد كلّ كاتب أنّه يمتلك المهارة الكافية التي تُمكّنه من كتابة التقرير إلا أنّه ومع مرور الزمن يكتشف الكثير من الأخطاء التي لا يلتفت إليها عند كتابته للتقرير، والتقرير كما هو معروف يُكتب لهدف معين ولجمهور معين ويقدم المعلومات والأدلة ويعرض المعلومات بشكل منظم، ولا بدّ عند كتابة أيّ تقرير مراعاة بعض الأمور المهمّة، وأوّلها تحديد الأهداف التي كُتب لأجلها التقرير وقراءة التعليمات الخاصّة به بالإضافة إلى أيّ معلومات مُعطاة حوله، وسؤال الكاتب نفسه بعض الأسئلة مثل: عن ماذا يتحدّث التقرير، وما هو المطلوب بالضبط ولماذا، ولمن هذا التقرير أو من يستهدف؟ ^[١]

جميع هذه الأمور تساعد الكاتب في تحديد الهدف الأساسي للتقرير^[١]، وإذا كان هذا التقرير مُقدّمًا للعمل لا بدّ وأن يراعي كاتبه الجمهور المستهدف، فقد يكون داخليًّا للشركة التي يعمل بها فقط، أو قد يكون خارجيًّا لبعض المستثمرين والعملاء، وممّا لا شكّ فيه أنّ فهم الهدف من الأمور المهمّة ليتسنّى للكاتب معرفة ما سيحتوي عليه التقرير ومكان جمع المعلومات الهامّة حوله.^[٢]

تحديد هيكل التقرير

ما الامور التي ينبغي عليك أن تستند إليها عند تحديد هيكل التقرير؟

تختلف متطلبات هيكل كتابة كلّ تقرير عن الآخر، لذا يجب على الكاتب أن يتحقّق من الإرشادات الخاصّة بموضوع التقرير، وكدليل على ذلك ينبغي على الكاتب تضمين التقرير ملخّصًا تنفيذيًّا للتقرير وهو ملخص موجز لمحتويات التقرير، بالإضافة إلى وجود المقدمة التي يجدر بالكاتب من خلالها أن يحدد ما سيكتبه، بالإضافة إلى الجسم الرئيس للتقرير الذي ينبغي أن يُنظّم بعناية ويُقسّم إلى عناوين فرعية مرقمة تكون متعلقة بالقضية الرئيسة للتقرير، وعلى الكاتب أيضًا أن يضمّن قسمًا يحتوي على بعض الاستنتاجات المهمة حول التقرير وأي توصيات يمكن ذكرها^[٣]،

واعتمادًا على نوع التقرير بحثيًا أو تجاريًا أو استقصائيًا أو تعليميًا أو غير ذلك، يمكن أن يتضمّن هيكل التقرير بعض الأمور الأخرى كالاختصاصات والموجودات والاستنتاجات والتوصيات والملاحق.^[١]

البحث عن المعلومات

ما هي المعلومات التي تحتاج إليها لكتابة التقرير؟

الخطوة التالية في كتابة التقارير هي البحث عن المعلومات التي سيحتاجها الكاتب في كتابة تقريره، وللقيام بذلك يجدر به قراءة بعض المواد المكتوبة، أو العمل على مراقبة الأشخاص والأنشطة، أو ربّما قد يحتاج إلى التحدُّث إلى بعض النّاس لجمع أكبر قدر من المعلومات حول تقريره، ومن المهم التأكد من صحّة المعلومات التي يجدها حتى يتسنّى له التأكد من أنه يسير بالمسار الصحيح لأنّ كلّ ما سيكتشفه من المعلومات سيُشكّل له الأساس أو الجسم الأساسي للتقرير الخاص به^[١]،

كما يمكن للكاتب أن يبحث عن المعلومات الهامة حول تقرير من بعض المصادر الأخرى؛ كالإنترنت أو المجلات أو بعض التجارب والتحليلات، وبمجرد الانتهاء من جمع جميع ما يحتاج إليه الكاتب لإتمام التقرير يمكنه البدء في الكتابة.[٢]

كتابة مسودة

كيف تقوم بكتابة مسودة خاصة للتقرير؟

من المهمّ جدًّا بعد تحديد هدف كتابة التقرير وتحديد هيكله وجمع المعلومات اللازمة حوله كتابة مسودة تتضمن بعض الأشياء التي يجب على الكاتب أن يتحقق منها، فمثلًا عليه التحقُّق إذا كان قد فعل جميع ما طلب منه القيام به، وأن يتحقق من المهمة والتعليمات وأهم الإرشادات، والانتباه إلى أن المسودة تحتوي على الأقسام المطلوبة كتابتها في التقرير مع ترتيبها الصحيح، والتحقق من أنّ المعلومات دقيقة وصحيحة بلا ثغرات، فالهدف الأساسي الذي وُضعت لأجله المسودة أنّ الكاتب يحتاج لإعدادها ليرى إذا كان يشعر بالرضا من تقريره أم لا^[١]،

وغالبًا ما تكون المسودة ملخصًا لأهم النقاط والاستنتاجات وبعض التوصيات الرئيسة للتقرير، ويجب أن تكون قصيرة باعتبارها نظرة عامة على التقرير.^[٤]

تقديم التوصيات

ما أبرز التوصيات التي توصلت إليها في التقرير؟

التوصيات أهم عناصر التقرير وهي: مجموعة من الخطوات والطرق القابلة للتنفيذ مع بعض الأهداف الذكية المُرتبطة بحلول ممكنة^[٥]، وفي ختام كتابة التقرير تُحدّد أهمّ الاستدلالات التي انبثقت من المعلومات، بما في ذلك من النتائج التجريبية وقد يتمّ تضمين التوصيات في قسم مستقلّ بذاته، وغالبًا ما تُشير هذه التوصيات إلى الكيفية والطريقة التي يعتقد بها الكاتب أنها يمكن أن تحسن الأوضاع، ويجب أن تكون التوصيات محددة وواضحة وقابلة للتحقيق والقياس، أمّا إذا كانت التوصيات آثارًا مالية، فينبغي للكاتب أن يحددها بوضوح مع تقديره للتكاليف ما أمكن ذلك.^[٣]

إضافة قائمة بالمراجع والمصادر

ما أبرز المصادر والمراجع التي يمكن الرجوع إليها؟

في هذا القسم وبعد الانتهاء من تغطية المواد، يقوم كاتب التقرير بسرد جميع المصادر والمراجع التي رجع إليها ووثّق المعلومات منها بترتيب أبجدي إذا كان تقريره بحثيًّا؛ وذلك حتى يتمكن القارئ من الوصول إلى المعلومات بسهولة، كما ينبغي أن يُضيف أيّ روابط ذات صلة وثيقة بتقريره أو يشير إلى بعض التقارير السابقة حول نفس موضوع التقرير الخاصّ به، والقاعدة العامة والمهمة عند إنشاء قائمة المصادر والمراجع هي إضافة المعلومات التي كانت ذات صلة بالتقرير فقط، أو المعلومات التي أشار إليها الكاتب عند كتابته للتقرير الخاص به.^[٢]

مراجعة التقرير

كيف تقوم بمراجعة التقرير؟

بمجرد الانتهاء من كتابة التقرير وتحديد أساسياته وبذل المجهود الكافي في كتابته، يجدر على الكاتب أن يُراجع تقريره ويفحصه للتأكد من تضمين كلّ المعلومات اللازمة ومن أنّ الأدلة الموجودة تدعم الموضوع أم لا، كما يجدر به أن يتحقق جيدًا من خلو التقرير من الأخطاء المطبعية والإملائية والنحوية بغض النظر عن مدى جودة المعلومات المطروحة فيه، ومن ثم بعد الانتهاء من قراءة التقرير أكثر من مرة من البداية وحتى النهاية ينبغي للكاتب أن يدقق تقريره جيدًا للعثور على مواطن الخطأ إن وجدت فيه.^[٦]

لقراءة المزيد حول هذا الموضوع، انظر هنا: ما هي عناصر التقرير.

المراجع

1. ^ ^{أ ب ت ث ج} "How to write a report", open polytechnic, Retrieved 08/03/2021م. Edited.
2. ^ ^{أ ب ت} " How to Write a Report Properly and Effectively", visme, Retrieved 08/03/2021م. Edited.
3. ^ ^{أ ب} "How to Write a Report", skillsyouneed, Retrieved 08/03/2021م. Edited.
4. ↑ "Report Writing Format", your dictionary, Retrieved 9/3/2021. Edited.
5. ↑ "Report Writing Format with Templates and Sample Report", visme, Retrieved 9/3/2021. Edited.
6. ↑ "How to Write a Report", wiki how, Retrieved 9/3/2021. Edited.