طريقة كتابة رسالة رسمية

تعريف الرسالة

الرسالة شكل من أشكال التواصل، يكون فيها مرسلٌ ومرسلٌ إليه، والغاية منها تبادل معلومات أو نقل أخبار، وللرسالة أنواع عدّة، مثل: الرسالة الرسمية، الرسالة الشخصية، الرسالة الوعظية، الرسالة التجارية، رسالة الاعتذار، وغيرها، وتُعدُّ الرسالة من أقدم أساليب التواصل بين الناس، وشهدت تطورًا كبيرًا في العصر الحاضر مع تقدم التكنولوجيا ووسائل الاتصال، ولكل نوع من الرسائل طريقة ومعايير في الكتابة، فطريقة كتابة الرسالة الشخصية تختلف عن الرسالة التجارية، وطريقة كتابة رسالة رسمية تختلف عن أنواع الرسائل الأخرى، والرسالة الرسمية تُسمى أيضًا الرسالة الإدراية ويتمُّ تبادلها بين موظفي الدولة، وتكون الرسالة الرسمية ذاتَ موضوع واحد واضح.^[١]

طريقة كتابة رسالة رسمية

الرسالة الرسمية يكتبُها المرسل لحاجة ملحة عند المرسل إليه، وتكون بين أصحاب الصفات الرسمية من رئيس أو وزير أو مدير وغيرهم، وممّا يجب ذكره أن الرسالة الرسمية لها خواصّ بليغة تميزها عن باقي أنواع الرسائل، ويجب مراعاة هذه الخواص في طريقة كتابة رسالة رسمية، وهي:^[٢]

• ذِكر صفة المرسل إليه ولقبه في بداية الرسالة، مع عبارة التحية والسلام المناسبة لمقام المرسل إليه.
• البساطة في الكتابة، فلا يكون هناك تكلّف في الكتابة، ولا تورية.
• الوضوح واجتناب الكلام المبهم، فيكون الكلام صريحًا خاليًا من التأويل، أو احتمال معانٍ أخرى.
• الإيجازفي طرح الموضوع أو المشكلة، فيكون الكلام مختصرًا بعيدًا عن الحشو والتكرار والجمل الطويلة.
• الملاءمة فتكون الألفاظ والمعاني على قدر المرسل إليه ومكانته، وتكون الألفاظ مناسبة للموضوع المطروح.
• سلامة اللفظ وضبط الكلام الذي يحتمل اللبس، مع وضع علامات الوقف والترقيم المناسبة.
• تكون الصور البيانية، والمحسنات اللفظية بسيطة لا تكلف بها، فهي لخدمة المعنى وليس للتزيين.
• ذكر اسم المرسل إليه وصفته في نهاية الرسالة مع التوقيع.
• يتم توظيف النمط البرهاني في كتابة الرسالة الرسمية لإقناع المرسل إليه بموضوع الرسالة، خاصة إذا كانت الرسالة تحمل طلبًا.
• لا تُذكر الأخبار الشخصية في الرسالة الرسمية، فهذا يخالف طريقة كتابة الرسالة الرسمية.

الفرق بين الرسالة الرسمية والرسالة الشخضية

الرسالة الشخصية هي الرسالة التي يتبادلها الأهل والأقارب والأصدقاء في المناسبات العامة والخاصة، وتُكتب للتعبير عن حالة نفسية يحب المرسل أن يشاركها مع المرسل إليه، وتتميز طريقة كتابة الرسالة الشخصية عن طريقة كتابة رسالة رسمية بأنَّ الرسالة الشخصية تحمل أشواقًا وأخبارًا ومشاعر صادقة، وتُكتب الرسالة الشخصية بأسلوب عفويّ تلقائيّ يبتعد عن التصنّع والتكلّف.^[٣]

وتكثر في الرسالة الشخصية الصور البيانية والمحسنات اللفظية التي تساعد في التعبير عن المشاعر والأشواق والحالة النفسية، ولا يشترط في الرسالة الشخصية حجم معين أو الإيجاز، فالإيجاز من خصائص الرسالة الرسمية، فهناك رسائل شخصية موجزة، وهناك رسائل شخصية يتجاوز حجمها الأربعين سطرًا، مثل الرسائل التي اشتهرت بين الأدباء وبخاصّة مي زيادة وجبران خليل جبران وأمين الريحاني.^[٣]

المراجع

1. ↑ " رسالة مكتوبة"، www.wikiwand.com، اطّلع عليه بتاريخ 21-01-2020. بتصرّف.
2. ↑ "الرسائل الإدارية الرسمية"، www.alukah.net، اطّلع عليه بتاريخ 12-01-2020. بتصرّف.
3. ^ ^{أ ب} جورج مارون (2009)، تقنيات التعبير وأنماطه (الطبعة الأولى)، طرابلس-لبنان: المؤسسة الحديثة للكتاب، صفحة 45.