كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقة احترافية

الرسائل

تُعدّ الرسائل إحدى الوسائل المستخدمة لنقل المعلومات بين مختلف الأطراف، وحسب علم الحاسوب تتعدد أنواع الرسائل المُرسلة بناءً على مرسل ومُستقبل الرسالة؛ فهناك ما يُدعى بالمراسلة الفورية واستخدام البريد الإلكتروني الذي يُتيح للأفراد إرسال مُختلف الرسائل باستخدام الإنترنت، الذي يُمكّن مُستخدميه من إنشاء بريدٍ إلكترونيٍّ خاصٍّ بهم من خلال الجهات الإلكترونية التي تُتيح هذه الميزة؛ مثل المُتصفح "جوجل" أو "ياهو"، ويُمكن تمييز هذه الجهة بالاطلاع على الاسم المذكور بعد الحرف المستخدم في الإيميل @، إن استخدام رسائل البريد الإلكتروني أصبح متداولًا في جميع قطاعات سوق العمل باختلافها؛ لهذا أصبحت معرفة طريقة كتابة رسالةٍ رسمية ومهارة كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقة احترافية أمرًا في غاية الأهمية لإتقانه.^[١]

طريقة كتابة رسالة رسمية

إن إدراك الطريقة الصحيحة لكتابة الرسالة الرسمية يُعتبر كخطوةٍ سابقةٍ لإتقان كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقةٍ احترافية، تعتمد كتابة الرسائل الرسمية بشكلٍ أساسيٍّ على طريقة تنسيق الكلمات والرسالة بحدِّ ذاتها؛ حيث يجب أن تحتوي على ترويسةٍ علويةٍ وسفليةٍ؛ لتساعد مُستقبِلَها على معرفة الجهة المرسلة ومعلومات الاتصال بها على نحوٍ رسميٍّ منظم كما هو مذكور فيما يأتي، كما أن كتابة الرسائل تُعدّ من مهارات التواصل الفعال ما بين مختلف الأفراد في جميع المجالات:^[٢]

• الترويسة العلوية: تحتوي على شعار الجهة المُرسلة، ويلحقها اسم الجهة المرسلة بالتفصيل؛ ابتداءً بالاسم الكامل، ومن ثم التخصيص شيئًا فشيئًا؛ مثل: المملكة الأردنية الهاشمية، وزارة التربية والتعليم، اسم المنطقة، اسم المدرسة، في حين أن الجهة اليُسرى تُخصص لذكر التاريخ، ورقم المرجع لهذه الرسالة، وعدد المرفقات.
• الترويسة السُفلية: يُذكر في أسفل الصفحة جميع معلومات الاتصال بالجهة المُرسلة؛ كرقم الهاتف، وعنوان الجهة المرسلة ورمز الصندوق البريدي وما إلى ذلك.

كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقة احترافية

البريد الإلكتروني هو منصةٌ لتبادل الرسائل الرقيمة عبر الإنترنت؛ حيث يُتاح لمُستقبل هذه الرسائل فرصة الاطلاع عليها وقتما يشاء، باعتبار أنها تكون مُخزّنةً تحت ما يُسمى "صندوق الوارد" الذي يتضمنه أي بريدٍ إلكترونيٍّ، كما أن هذه التكنولوجيا تُتيح للجهة المُرسِلة إرسال ذات الرسالة لعدةِ متلقين في آنٍ واحد، فضلًا عن أنها قد تحتوي على رسائلٍ صوتيَّةٍ أو صورٍ أو خرائط، إضافةً لنص الرسالة الخطيِّ كذلك، وتتصف هذه الطريقة بالسرعة؛ لكونها لا تستغرق أكثر من ثوانٍ معدودةٍ لإيصالها.^[٣]

هناك العديد من الأمور الواجب مراعاتها عند كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقة احترافية، تبدأ بانتقاء عنوان البريد الإلكتروني بشكلٍ صحيح يُمثل اسم الشخص المُرسل او اسم شركته بعيدًا عن أية ألقاب قد تبدو غير رسمية، ومن ثم تحديد لغة الكتابة المُراد التخاطب بها، بناءً على الجهة المُستقبلة، بعدها التأكد من كتابة البريد الإلكتروني لهذه الجهة المُستقبلة على النحو الصحيح؛ لتجنب عدم وصول الرسالة، بعدها يُمكن البدء بكتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقةٍ احترافية مع الأخذ بعين الاعتبار ما يأتي:^[٤]

• بدء الرسالة بإلقاء التحية بشكلٍ رسمي لجذب انتباه القارئ؛ مثل: تحية، أما بعد...
• تحديد موضوع الرسالة في القسم المُخصص لذلك، في خانة الموضوع أعلى نافذة البريد الإلكتروني؛ مثل: اجتماع هيئة الطاقة المنعقد بتاريخ 01/01/2020
• الوضوح والبدء بالكلام بصلب الموضوع؛ مثلًا: بالإشارة لموضوع توفير مصادر طاقة متجددة الذي تم مناقشته خلال اجتماعنا المذكور أعلاه، يرجى العلم....
• استخدام الأسلوب الرسمي بالطلب؛ مثلًا؛ يُرجى الإيعاز لمن يلزم بفعل كذا وكذا وإبلاغنا خطيًا بما يلزم.
• اتباع مقولة "خير الكلام ما قلّ ودل"؛ بحيث يُفضل عدم الإطالة وذكر المطلوب بشكلٍ مباشر وتلخيصه في فقرة الخاتمة؛ مثل: وعليه يُرجى التكرم بالاطلاع على ما ذُكر أعلاه وإجراء اللازم من قِبلكم.
• الإمضاء؛ بحيث يجب ذكر اسم الجهة المُرسلة وموقعها الوظيفي مع جملةٍ ختاميةٍ رسميةٍ مناسبة؛ مثل: بانتظار ردكم الكريم وشاكرين لكم حسن تعاونكم، محمد عبدالله، مدير العمليات.
• مراجعة ما تم كتابته وتدقيقه قبل القيام بإرساله.

المراجع

1. ↑ "Message", www.wikiwand.com, Retrieved 06-02-2020. Edited.
2. ↑ سيف علي حسن الدار، كتابة الرسائل، صفحة 4. بتصرّف.
3. ↑ "بريد إلكتروني"، ar.wikipedia.org، اطّلع عليه بتاريخ 06-02-2020. بتصرّف.
4. ↑ "نصائح وأفكار لترسل رسائل بريد إلكتروني ناجحة"، www.arageek.com، اطّلع عليه بتاريخ 06-02-2020. بتصرّف.