كيف تكتب رسالة شكر وتقدير رسمية لمديرك في العمل؟

كيفية كتابة رسالة شكر وتقدير رسمية لمديرك في العمل

قد ترغب بتقديم رسالة شكر وتقدير رسمية، لأن كلمة شكرًا وحدها قد تصنع يوم أحدهم، وإرسالها برسالة شكر إلى المدير قد يشعره بالثقة والسعادة. فكيفك يمكنك كتابة هذه الرسالة؟

الترويسة

يُمكن للموظف كتابة عنوان الرّسالة في الترويسة ليعرّف المدير بموضوعها، كأن يكتب ترويسةً بعنوان: (رسالة شكر وتقدير وتحية إلى الأستاذ المدير) أو (رسالة امتنان وشكر لمدير شركتنا العظيمة) ويُمكن أن يضع بترويسة الرّسالة أيضًا اسم الشركة أو القسم الذي يترأسه هذا المدير ويعمل فيه الموظف، أمّا إذا كانت الشركة ذات فروع في مناطق مختلفة فيمكن أن يضع الموظف عنوان الفرع الذي يعمل فيه ومكانه ورقم هاتفه ومكتبه أيضًا.^[١]

الموضوع

يكون موضوع رسالة الشكر هو إظهار الموظف لامتنانه وتقديره لمديره في العمل على جهوده في إنجاح العمل أو حرصه على بناء جوّ صحيّ في المؤسسة، أو على ثقته في الموظف، ممّا دفعه إلى الإحساس بوجوب تقديم الشّكر، كما يجب ذكر أسباب تقديم رسالة الشكر هذه سواء أكان الموظف يريد مغادرة العمل فيريد ترك انطباع جيد لدى المدير وشكره على الخبرة التي حصل عليها داخل مؤسسته، أم بسبب شعور الموظف أنّ وجود هذا المدير بشخصيته وتخطيطه يساعده على الإنتاج في العمل بشكل أكبر.^[٢]

المرسل إليه والتحية الابتدائية

يتم ذكر اسم مدير المؤسسة الموجهة رسالة الشكر له قبل التحية بعبارات مثل: (المدير الفاضل واسمه) أو (السيد المدير المحترم واسمه)، أو إذا لم يكن في الشركة سوى مدير واحد يُمكن الاكتفاء بقول: إلى السيد المدير المحترم، ليبدأ كاتب الرّسالة بعدها بتقديم التحية له مثل: (السّلام عليك)، أو (أُسعدت أوقاتك)، أو (بكامل الامتنان والمحبة أبعث لك رسالتي هذه..) والشروع بالموضوع بعدها.^[٣]

المتن

يكتب في متن الرّسالة كلمات الشّكر والتقدير اللذين يريد الموظف إعلام مديره بهما، مع ذكر سبب تقديم الشكر كشعور الموظف مثلًا أنّ المدير يمنحه الثقة دائمًا فيوليه المهام الدقيقة، أو أنّ المدير قام بترقية الموظف أو تزكية اسمه لحضور ورشة مهنية محدودة العدد، أو طلب له زيادة في الراتب، أو تقدير المدير لظرفٍ طرأ عند الموظف فخفّف عنه أعباء العمل أو منحه إجازة.^[٤]

التحية الختامية والمرسل

تُختم رسالة الشكر بالأمنيات التي يتمناها الموظف لمديره في العمل كدوام الصحة عليه أو النجاح المستمر في عمله، ومن المُمكن أن يختم المرسل رسالته بإخبار المدير أنّه سيكون عند محلّ ثقته، أو أنّه سيعمل على إنجاح المهمة الموكلة له ولن يخذله، وبنهاية الرسالة يكتب الموظف اسمه والقسم الذي يعمل به إن كانت الشركة كبيرة ومتعددة الأقسام.^[٥]

التنسيق والشكل

إذا كانت رسالة الشّكر مكتوبة على بطاقة فلا بُدّ من الانتباه إلى تنسيق الكلام على البطاقة وخلوّها من الخربشات أو الأوساخ، أمّا إذا قرّر الموظف أن يطبع رسالته على ورقة فيجب أن تكون من نوع ورق الطباعة الرسمي "A4" ذو اللّون الأبيض، مع الحرص على اتخاذ معايير الكتابة الرسمية كحجم الخط 12 انش ولونه أسود، وألا يختار نوع الخط المزخرف أو المائل، أو أن يضع الوجوه التعبيرية التي تُوحي بعدم رسمية الرّسالة وجدّية المرسل.^[٦]

طريقة إرسال الرسالة

يُمكن للموظف إيصال رسالته إلى مديره بعدة طرق اعتمادًا على ما يراه مناسبًا لظرف عمله ومديره، ومن أفضل الطرق لتسليم الرسالة كالآتي:

التسليم باليد

يُمكن أن يقدّم الموظف رسالة الشكر والتقدير لمديره ببطاقة مكتوبة أو رسالة ورقية مطبوعة مع حرصه على حسن تنسيقها والتأكد من لغتها أن تكون لغةً رسمية خالية من الأخطاء، وألّا تكون الورقة أو البطاقة متّسخة أو غير مرتبة، ومن الممكن أن يذهب إلى مكتبه ويسلمه إياها باليد أو أن يضعها له هناك فيقرأها متى استطاع.^[٢]

الإرسال بالبريد الإلكتروني

قد يريد الموظف إرسال كتاب الشكر ببريد إلكتروني رسمي، ولأكثر من مدير في الشركة من أقسام عدة قد عملَ بها، عندئذ لا بد أن يراجع رسالة الإيميل قبل إرسالها وأنّه تمّ ذكر جميع المسؤولين الذين يودّ توجيه الشكر لهم، ولا بد أن يُراجع اللغة قبل أن يضغط زر الإرسال ليتأكد من خلوها من الأخطاء اللغوية أو الإملائية التي تحدث أُثناء سرعة الكتابة على لوحة المفاتيح أحيانًا، حيث إنّ الأخطاء الإملائية أو كتابة الاسم بشكل خاطئ قد يُقلّل من مشاعر الامتنان التي قد يشعرها المدير وهو يقرأ الرّسالة.^[٧]

الإرسال بالبريد العادي

من المُمكن أن يستخدم الموظف البريد العادي لإرسال رسالة الشكر الخاصة به إذا دعت الحاجة لذلك، كأن يُرفق الرسالة بهدية ما يريد التعبير بها عن الامتنان للمدير، أو أن يُرسل بعض الأوراق التي بقيت في حوزته قبل استقالته من المؤسسة فيودِع مع الأوراق رسالة الشكر إلى مديره السابق، ويرسلها عبر البريد العادي، ويجب الأخذ بعين الاعتبار أنّ رسائل البريد العادي قد تستغرق أربعة أيام من تاريخ وضع الطّوابع أو أكثر من ذلك لتصل إلى الوجهة المطلوبة.^[٨]

نموذج لرسالة شكر وتقدير رسمية لمدير العمل

فيما يلي نموذجٌ جاهز لرسالة شكر يقدمها الموظف لمديره في العمل قبل انتقاله من قسم لآخر، ومغادرته القسم.

السيد/ة: اسم المدير/ة

أدوّ أن أقدم لكَ جزيل الشّكرِ لمنحك لي فرصة العمل معكم في هذا المنصب الذي قدّم ليَ للكثير من الخبرات والمعرفة وعلّمني العديد من المهارات في التصميم والبرمجة الحديثة، وما كان لهذا الإنتاج الرائع والضخم أن يحدث لولا وجود مدير مثلك قادر على تحفيز موظفيه دائمًا ودفعهم نحو الإبداع. ولا أنسى ما قدمته لي من نصائح مفيدة طوّرت من تقنيات عملي وسرعة إنجازه وكلّ هذا كان في جوّ عائلي مفعم بالنشاط والحيوية والتقدير. سأفعل كلّ ما بوسعي لأكون عند حسن ظنك دائمًا وإخراج أفضل ما يمكن إنتاجه من التصاميم من هذا المكتب. أتمنى لك وللشركة النجاح المستمر، وآمل أن نرتقي معًا دائمًا من نجاح إلى آخر.

أفضل الأمنيات لك

اسم الموظف:.......

اسم القسم الذي يعمل به:........

المراجع

1. ↑ "Sample Thank You and Appreciation Letters For a Boss", the balance careers , Retrieved 19/8/2021. Edited.
2. ^ ^{أ ب} "THANK-YOU LETTER TO YOUR BOSS (WITH EXAMPLES)", zippia, Retrieved 22\8\2021. Edited.
3. ↑ "How to Write a Resignation Letter (With Samples!)", themuse, Retrieved 22\8\2021. Edited.
4. ↑ "THANK-YOU LETTER TO YOUR BOSS (WITH EXAMPLES)", zippia, Retrieved 19/8/2021. Edited.
5. ↑ "How to Write a Resignation Letter (With Samples!)", the muse, Retrieved 19/8/2021. Edited.
6. ↑ "The Best Fonts for Business Letters", career trend, Retrieved 19/8/2021. Edited.
7. ↑ "Employee Letter and Email Examples", the balance careers, Retrieved 19/8/2021. Edited.
8. ↑ "What is the difference between first class mail and regular mail?", pitney bowes, Retrieved 19/8/2021. Edited.