ما هي أنواع التقرير

ما المقصود بالتقرير؟

يُعرّف التقرير (Report) بأنه عرض تنظيمي يحتوي على مجموعة من المعلومات المحددة لفئة معينة من الأشخاص، إذ يعمل على عرض بيانات وتوصيات ويمنح نتائج^[١]، كما يمكن تعريفه بأنه وثيقة لتسجيل أهداف أو معلومات أو وظائف محددة لجمهور معين من الأشخاص، لأجل تقديم بيانات ومقترحات بصورة واضحة وبسيطة ضمن تسلسل معين، ويتم تحديد نوع التقرير حسب الوظيفة التي يقوم بها.^[٢]

يُعرف التقرير بأنه وثيقة لعرض البيانات والمعلومات بصورة واضحة للوصول إلى نتائج.

ما هي أنواع التقارير؟

تختلف أنواع التقارير حسب الغرض أو الوظيفة منها، مما يؤثر على نوع المحتوى الذي سيقدمه هذا التقرير، قد تتكون التقارير من صفحة واحدة أو عدة صفحات، حيث تتضمن مجموعة من الجداول والبيانات والرسوم التوضيحية،^[٣] وفيما يأتي أنواع التقارير:

تقارير رسمية أو غير رسمية

يُعرًف التقرير الرسمي (Formal reports) بأنه العرض الذي يتم إعداده للأشخاص المهتمين باتخاذ قرارات معينة، فهو يتطلب التحقيق العميق والتعاون الجماعي، وتتمثل عناصر التقرير الرسمي بثلاثة أجزاء وهي؛ الجزء الأولي، وجسم التقرير، والجزء التكميلي، ومن خصائص التقرير الرسمي:^[١]

• يستخدم في المشاريع المعقدة.
• يحتوي على عدة أقسام.
• يُقدم تحليل مفصل.
• لغة التقرير رسمية.

يُعرّف التقرير غير الرسمي (Informal reports) بأنه التقرير الذي يستخدم لنقل معلومات سهلة وغير مفصلة تتعلق بمواقف وأحداث روتينية، إذ يستخدم في المذكرات، ومن خصائص التقرير غير الرسمي:^[١]

• عرض المشاريع غير المعقدة.
• أقسام التقرير قليلة.
• ذات موضوعات محدودة.
• لغة التقرير غير رسمية.

تقارير قصيرة أو طويلة

التقرير الطويل (Long reports) هو التقرير المفصل، والذي يعرض الموضوع بنظرة عميقة، يحتاج للكثير من الوقت في البحث والكتابة، وأحيانًا قد يستغرق عدة أيام أو شهور، يُكتب لشريحة أوسع وأعلى هرميًا في المؤسسة، ويختلف عن التقرير القصير بالغرض، والتنسيق، والجمهور، ومن خصائص التقارير الطويلة:^[٤]

• يُعرض لجمهور أعلى في المؤسسة.
• طرح قضية ومناقشتها بشكل أعمق.
• بحث معقد ومفصل.
• مناقشة تاريخ طويل من الأحداث.
• يحتاج الكثير من البحث.

يعرف التقرير القصير (Short reports) بأنه وثيقة تعرض موضوع معين يؤثر على حياة فئة معينة من الأشخاص، حيث تستخدم التقارير القصيرة في كتابة الأعمال التجارية، والتقارير الدورية وفي تقارير المبيعات، وتقارير التقدم، والصحافة، والعلوم، ومن خصائص التقرير القصير:^[٥]

• يتكون من صفحة واحدة أو صفحتان كحد أقصى.
• تقارير إعلامية فقط.
• الحيادية والموضوعية، وعدم التحيز.
• كتابة سلسة واضحة ودقيقة.
• اللغة بسيطة.
• مباشر لجمهور محدد.

تقارير إعلامية أو تحليلية

التقرير الإعلامي (Informational reports) هو التقرير الذي يقوم بعرض الأحداث والظروف والأنشطة دون تفصيل مثل؛ تقارير الحقائق لشرطة السير، حيث يقوم بإظهار الوقت والتاريخ ومعلومات عامة، ومن خصائص التقري الإعلامي:^[٦]

• يعرض الأحداث والظروف دون تفصيل وتحليل.
• يشير إلى الوقت والتاريخ والمكان والعوامل المساهمة.

التقرير التحليلي (Analytical Reports) هو التقرير الذي يقدم تحليل كلي للمعلومات التي يتم عرضها مثل؛ تقرير طبي ميداني لفيروس في منطقة معينة، حيث يتضمن الأعراض والتطور، والتوصيات لأجل العلاج، ومن خصائص التقرير التحليلي:^[١]

• تقديم تحليل كامل للمعلومات وطريقة حل المشكلات.
• تقديم التوصيات.

تقارير الاقتراح

يُعرّف تقرير الاقتراح (Recommendation Reports) بأنه التقرير الذي يحتوي على معلومات كافية لحل مشكلة ما، أو لمقارنة عدة خيارات لاقتراح خيار واحد فقط، يتم إعداده لفئة محددة من الأشخاص لفحص التقرير ويتخذ تنسيق أي تقرير رسمي، ومن خصائص تقارير الاقتراح:^[٧]

• يحتوي على معلومات كافية.
• يتضمن جسم التقرير مزايا الخيارات المتاحة.
• مقارنة الخيارات وشرح كل خيار.
• يحتوي على إيجاز توصيات الكاتب.

تقارير الرأسية أو جانبية

التقرير الرأسي (Vertical reports) هو التقرير الذي يعرض حركة البيانات في منطقة معينة بالنسبة لمجموعة من المنظمات على اختلاف المستوى التسلسلي لهم، ومن خصائص التقارير الرأسية:^[٨]

• يشير للمساحة.
• يعرض حركة البيانات.
• يعرض سير البيانات في كلا الاتجاهين.

التقارير الطولية (Longitudinal reports) هي التي تقوم بالإعلان عن مجموعة من البيانات التي تحتوي على زمن طولي محدد، يتم عرضها باستخدام الرسوم البيانية، ومن خصائص التقرير الطولي:^[٨]

• يحتوي على عنصر الوقت.
• تمثيل المعلومات بالرسم البياني.
• إرفاق عنصر عمودي وطولي.

تقارير الداخلية أو خارجية

التقرير الداخلي (Internal reports) هو التقرير الذي يتم إعداده بهدف الرقابة والتخطيط، لمختلف الإدارات، مثل التقارير الروتينية كتقرير الإنتاج، والمبيعات، ومن خصائص التقارير الداخلية:^[٩]

• تحقيق هدف محدد لإدارة المؤسسة.
• يتعلق بمشاكل محددة.
• يتناول تكلفة الإنتاج والمنتجات الجديدة، وتكلفة الشراء، والإعلان.
• يتضمن مشاكل الإنفاق على البحث والتطوير.
• تأثير نزاع العمل.

تعرف التقارير الخارجية (External Reports) بأنها تقارير يتم تجهيزها لفئات خارجية مثل، المؤسسات والحكومات والمساهمين، مثل تقارير المساهمين، والتقارير الخاصة بالضرائب المعدة للحكومة، ومن خصائص التقارير الخارجية:^[٩]

• تقارير سنوية للميزانية.
• تقارير تفصيلية عن الأداء المالي.

تقارير دورية

يعرف التقرير الدوري (Periodic reports) أيضًا باسم تقرير المشروع، فهو يساهم في تزويد فئة محددة من الأشخاص بتفاصيل مشروع ما، بحيث يتم إرسال التقرير الدوري كل فترة منتظمة من الوقت، يوميًا أو شهريًا أو أسبوعيًا مثل؛ التقارير المالية، ومن خصائص التقرير الدوري:^[١٠]

• تنسيق رسمي سنوي أو على فترات منتظمة.
• يحتوي على معلومات، مثل؛ اسم الشركة، وعنوان التقرير، وتاريخ وقت الكتابة.
• تخصيص عناوين لكل قسم في التقرير.
• يحتوي على عناوين ورموز نقطية، وأعمدة، ولا تتم كتابته كسرد.
• يوضح البيانات الروتينية في جداول أو رسم بياني.

تقارير وظيفية

التقرير الوظيفي (Employment Reports) هو التقرير الذي يعد مصدرًا أساسيًا للأشخاص الذين يودون معرفة أحداث الاقتصاد، حيث يوفر التقرير معلومات تحتوي على أرقام عن إجمالي العاملين وعدد ساعات العمل وأعمارهم وتعليمهم، وعدد الأشخاص العاطلين عن العمل في الوقت الحاضر، ومن خصائص التقرير الوظيفي:^[١١]

• يوفر معلومات عن العدد الإجمالي في جداول.
• يعطي التقرير صورة وطنية شاملة.
• يستند إلى مسح أسري ومسح للمؤسسات.

تختلف التقارير حسب الوظيفة التي يهدف إليها، وقد يتكون من صفحة أو عدة صفحات، ويمكن أن يقدم جداول ورسوم بيانية، وهناك العديد من أنواع التقارير مثل؛ التقارير الرسمية وغير الرسمية، تقارير قصيرة أو طويلة، تقارير إعلامية وتحليلية، تقاريح الاقتراح، تقارير جانبية، تقارير خارجية، تقارير دورية، تقارير وظيفية.

المراجع

1. ^ ^{أ ب ت ث} "Difference between formal & informal reports", academia, Retrieved 3/8/2021. Edited.
2. ↑ "What Is a Report?", pressbooks-dev, Retrieved 3/8/2021. Edited.
3. ↑ "Report", pressbooks-dev.oer.hawaii.edu, Retrieved 13/03/2021. Edited.
4. ↑ "Chapter 16: Writing Careful Long Reports", com, Retrieved 3/8/2021. Edited.
5. ↑ "What is a short report and how to write it?", papers, Retrieved 3/8/2021. Edited.
6. ↑ "Report", pressbooks-dev.oer.hawaii.edu, Retrieved 13/03/2021. Edited.
7. ↑ "Recommendation Report", uark., Retrieved 3/8/2021. Edited.
8. ^ ^{أ ب} "Vertical vs. Longitudinal Reporting", thejackl., Retrieved 3/8/2021. Edited.
9. ^ ^{أ ب} "Internal and External reports | Meaning | Types", accountlearning, Retrieved 3/8/2021. Edited.
10. ↑ "Periodic or Project Repor", uark, Retrieved 3/8/2021. Edited.
11. ↑ "What Can the Employment Report Tell Us?", econofact, Retrieved 3/8/2021. Edited.