محتويات
مراحل إدارة المعلومات
تمر عملية إدارة المعلومات في 4 مراحل، وفيما يأتي هذه المراحل:[١]
جمع المعلومات
تعد عملية جمع المعلومات المرحلة الأولى من إدارة المعلومات، ويمكن القيام بعملية جمع المعلومات من خلال التواصل والوصول مع أو إلى المصادر الرئيسية لهذه المعلومات، ويمكن أن تكون هذه المعلومات إما بيانات أو متطلبات أو مواد مرجعية وغيرها من أنواع المعلومات المختلفة.[١]
تخزين المعلومات
وهي المرحلة الثانية من إدارة المعلومات، والتي يتم من خلالها تسجيل المعلومات وتخزينها بشكل آمن للحفاظ عليها، حيث يمكن أن تكون هذه المعلومات حساسة أو سرية، كما يجب عند تخزين المعلومات السماح لبعض الأشخاص بالوصول إلى هذه المعلومات والذين يكون لديهم الحق أو مخولون بالوصول إليها.[١]
توزيع المعلومات
وهي المرحلة الثالثة من عملية إدارة المعلومات والتي يتم من خلالها توزيع المعلومات على الأشخاص الذين يحتاجونها، كما يجب اتخاذ التدابير المناسبة عند القيام بتوزيع المعلومات الحساسة أو السرية من خلال استخدام كلمة مرور، حيث يمكن أن تكون معلومات شخصية لا يجوز وصول أشخاص آخرين إليها.[١]
حذف المعلومات
وهي المرحلة الرابعة والأخيرة من إدارة المعلومات والتي يتم من خلالها حذف المعلومات وإتلافها، فعلى سبيل المثال يمكن أن تكون هذه المعلومات خاصة بعميل معين طلب حذف هذه المعلومات، كما يجب اتخاذ تدابير مخصصة عند حذف المعلومات السرية والتي يمكن تتبعها.[١]
مفهوم إدارة المعلومات
تعرف إدارة المعلومات بأنها عملية جمع البيانات وأنواع أخرى من المعلومات وتخزينها وإدارتها والتعديل عليها، حيث تنطوي هذه العملية على جمع ونشر وأرشفة وإتلاف المعلومات بجميع أشكالها، إذ تضمن إدارة المعلومات القيام بالإجراءات والمبادئ التوجيهية الخاصة بالمنظمات وتوصيلها بين مختلف الأفراد والإدارات وأصحاب المصلحة.[٢]
تتطلب عملية إدارة المعلومات أنظمة مخصصة تساعد على جدولة هذه المعلومات لاستخدامها بشكل فعال يضمن دعم وتطوير الأعمال، وتتكون هذه الأنظمة بشكل أساسي من؛ أجهزة الكمبيوتر والخوادم والمواقع الإلكترونية والوسائط الاجتماعية والأجهزة المحمولة والتطبيقات.[٢]
أهمية إدارة المعلومات
تعد المعلومات من أهم مقومات أي شركة أو منظمة، حيث تساهم المعلومات التي تمتلكها الشركات في تحديد الاستراتيجيات التي تتبعها الشركة للتطور والنمو، ونتيجةً لذلك يلاحظ قيام الشركات بالعمل بجد على تطوير أنظمة إدارة معلومات فعالة، كما تعمل هذه الشركات على توفير مهنيين مؤهلين لإدارة المعلومات، وبالتالي تحسين الكفاءة.[٣]
على الرغم من الأهمية الكبيرة لإدارة المعلومات إلا أن التعامل مع كميات كبيرة من المعلومات مسؤولية كبيرة، حيث يجب إدارتها بشكل مسؤول وأخلاقي والامتثال للوائح القانونية المتطورة المتعلقة بالمعلومات، حيث تتطلب هذه العملية الكثير من الشفافية.[٣]
عند تجاوز الامتثال للوائح والقوانين الخاصة بإدارة المعلومات يمكن أن يتسبب ذلك في مشكلة كبيرة، حيث يمكن أن تفرض غرامات، وبالتالي على الرغم من أهمية إدارة المعلومات لتطوير ونمو الشركات إلا أنها يجب أن تأخذها على محمل الجد.[٣]
المراجع
- ^ أ ب ت ث ج "The Four Stages of Information Management", netlogx, Retrieved 30/1/2022. Edited.
- ^ أ ب "What Is Information Management? Definition and Benefits", indeed, Retrieved 30/1/2022. Edited.
- ^ أ ب ت "How important is information management?", edology, Retrieved 30/1/2022. Edited.
