نصائح سهلة لإدارة الوقت والتحكم به

إن كنت لا تملك الوقت الكافي لإنهاء المهام الخاصة بك، فتحسين إدارة الوقت تساعدك على استعادة السيطرة على يومك.

إدارة الوقت لا تعني أن تقوم بالمزيد من العمل، بل تعني أن تركز على الأعمال التي تهم وتحدث فرقا. سواء أكان ذلك في عملك أو في نمط حياتك ككل، فإن تعلم كيفية إدارة وقتك بشكل فعال سوف يساعدك على الشعور باسترخاء وتركيز وسيطرة أكثر.

تقول إيما دونالدسون-فايلدر، وهي طبيبة نفسية مهنية قانونية، أن "الهدف من حسن إدارة الوقت هو تحقيق التوازن الذي تريده في نمط الحياة".

وفيما يلي أهم نصائحها من أجل تحسين إدارة الوقت:

قم بإنجاز أهدافك 

"هذه الخطوة تعد الأولى نحو تحسين إدارة وقتك، وهي أن تسأل نفسك بعض الأسئلة: من الذي تريد أن تكون، أولوياتك في الحياة، وما الذي تريد تحقيقه في حياتك المهنية أو الشخصية"، بحسب ما تقول دونالدسون-فايلدر. وأضافت أن "هذا هو المبدأ التوجيهي لكيف تنفق وقتك وكيف تتعامل معه."

بمجرد أن أنجزت الصورة الكبيرة، حتى ولو كانت عامة تماما، يمكنك القيام بإنجاز بعض الأهداف قصيرة الأجل ومتوسطة الأجل. "فمعرفة أهدافك تساعدك على التخطيط بشكل أفضل والتركيز على الأشياء التي سوف تساعدك على تحقيق تلك الأهداف".

قم بعمل قائمة

هناك خطأ شائع في إدارة الوقت، وهو أن تحاول أن تتذكر الكثير من التفاصيل، ما يؤدي إلى الإثقال بالكثير من المعلومات. غير أن هناك طريقة أفضل للبقاء منظما ومسيطرا على المشاريع والمهام الخاصة بك، وهي استخدام قائمة للمهام لوضع هذه المعلومات بها.

"حاول عمل ذلك وانظر ما يعمل على نحو أفضل بالنسبة لك"، تقول دونالدسون-فايلدر. وقالت أنها تفضل عمل قائمة واحدة للمهام، وذلك لتجنب الإخفاق في متابعة الأمور بالقيام بعمل قوائم متعددة. "عمل قائمة سوف يساعدك على إنجاز الأولويات والتوقيتات الخاصة بك، لذلك ، فيمكن أن يساعدك ذلك على تأجيل المهام غير العاجلة."

اعمل بذكاء أكثر وليس بجهد أكبر

حسن إدارة الوقت في العمل تعني القيام بأعمال ذات جودة عالية، وليس بكميات كبيرة. دونالدسون-فايلدر تنصح بالتركيز ليس على مقدار كم أنت مشغول ولكن على نتائج شغلك. "قضاء المزيد من الوقت بعمل شيء لا يعني بالضرورة تحقيق المزيد"، كما تقول. "البقاء ساعة إضافية في العمل في نهاية اليوم قد لا يكون الطريقة الأكثر فعالية لإدارة وقتك."

قد تشعر بالاستياء بأن تبقى لساعات بعد انتهاء وقت العمل. كما وأنك تكون أكثر ميﻻ لتكون أقل إنتاجية، كما وتتعرض للإحباط بسبب عدم إنجازك للكثير من العمل، الأمر الذي سيفاقم التوتر.

احصل على استراحة غداء

كثير من الناس يعملون خلال استراحة الغداء للحصول على ساعة إضافية في العمل. ولكن، تقول دونالدسون-فايلدر، أن ذلك قد يجلب نتائج عكسية. "كقاعدة عامة، فقضاء 30 دقيقة على الأقل بعيدا عن مكتبك سوف يساعدك على أن تكون أكثر فعالية في فترة ما بعد الظهر"، كما تقول.

فالاستراحة تعد فرصة للاسترخاء والتفكير في شيء آخر غير العمل. "الذهاب للمشي في الهواء الطلق، أو أفضل من ذلك، القيام ببعض التمارين الرياضية"، يقول دونالدسون-فايلدر، "سوف يعيد إليك نشاطك عندما تعود إلى مكتبك، وذلك مع مجموعة جديدة من العيون وتجدد في التركيز.

قم بإعطاء الأولوية للأعمال الأهم  

ويمكن تصنيف المهام في أربع فئات:
• عاجلة ومهمة 
• ليست عاجلة ولكنها مهمة
• عاجلة ولكنها ليست مهمة
• غير عاجلة ولا مهمة

وتقول دونالدسون-فايلدر: "عندما يرن الهاتف، فإن الرد عليه قد يبدو عاجلا، ولكن هذا ليس مهما بالضرورة، قد يكون من المهم مواصلة ما كنت تفعل بدلا من أن تصرف انتباهك إلى مكالمة هاتفية. عندما يكون ذلك مناسبا، قد يكون السماح للبريد الصوتي أكثر فعالية لالتقاط الرسالة".

وأصحاب حسن إدارة الوقت يعطون وقتا للتركيز على الأنشطة غير العاجلة ولكنها مهمة. من خلال القيام بذلك، فإن احتمالية تحول هذه الأنشطة إلى عاجلة ومهمة تصبح أقل.

"الهدف هو أن تتعلم كيف تصبح أكثر قدرة على الحد من عدد المهام العاجلة والمهمة. فيمكن للاضطرار إلى التعامل مع الكثير من المهام العاجلة والمهمة أن يسبب الضغط النفسي".

التدريب الشخصي: تطوير الذات من أجل النجاح!

قم بممارسة ال 4 Ds 

قد ننفق ما يصل إلى نصف يوم العمل بمتابعة البريد الإلكتروني الوارد، ما يجعلنا نتعب ونحبط وﻻ ننتج. وقد وجدت دراسة أن العاملين بالمكاتب يصاب منهم واحد من كل ثلاثة أشخاص بالضغط النفسي الناجم عن البريد الإلكتروني.

اتخاذ القرار في المرة الأولى التي تفتح بها البريد الإلكتروني هو أمر ضروري للإدارة الفعالة للوقت. لإدارة هذا العبء على نحو فعال، نصحت دونالدسون-فايلدر بمزاولة ال Ds 4 لاتخاذ القرار:

• قم بالحذف (Delete): فنصف رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن تحذف فورا.
• اعمل (Do): إن كان البريد الإلكتروني عاجلا أو يمكن أن ينجز بسرعة.
• فوض (Delegate): إن كان من الممكن أن يعالج البريد الإلكتروني على نحو أفضل من قبل شخص آخر.
أرجئ (Defer): خصص مدة في وقت لاحق لقضاء وقت مع رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب اتخاذ إجراءات أطول.