أنواع السجلات الإدارية

أنواع السجلات الإدارية

السجلات الإدارية عبارة عن مجموعة من المستندات والوثائق غير المتداولة التي تخص مؤسسة ما أو تنظيم ما أو شركة ما، حيث تشمل هذه السجلات على جميع المواد والبيانات الواقعية والتقنية والعلمية، والتي يستخدمها صاحب العمل أو الإداري في الاعتبار عند عمليات اتخاذ القرار كما يتم تجميع السجلات الإدارية لأغراض تنظيمية مختلفة.

السجلات الإدارية

تحتوي السجلات الإدارية على عدة أنواع مختلفة من السجلات ومنها:^[١]

• سجلات السياسة

وهي السجلات التي تتعلق بالمنظمة مثل الخطط والأساليب والتقنيات أو القواعد التي اعتمدتها الشركة أو المنظمة لتنفيذ مسؤولياتها ووظائفها وتشمل هذه ثلاث فئات أساسية:

• الوثائق التنظيمية

الميزانيات وسجلات تخطيط الميزانية، والسجلات المالية، والمخططات التنظيمية والوظيفية.

• المستندات الحاكمة

تشمل الكتيبات والتوجيهات والأوامر والتفسيرات الصادرة عن مستويات السلطة العُليا، وملفات المراسلات الخاصة بالمسؤولين رفيعي المستوى، واللوائح، والتعاميم، والتعليمات، والمذكرات والإصدارات المنتظمة التي تحدد مسار العمل، ودراسات الموظفين أو التقارير الخاصة المتعلقة بطرق العمل والأداء.

• وثائق الإبلاغ

التقارير السنوية، التقدم الدوري أو التقارير الموجوزة، التقارير الخاصة أو الإنجازات، محاضر جلسات الاستماع، محاضر الاجتماعات والمؤتمرات، تاريخ الوكالة.

السجلات التشغليلة

وهي السجلات اللازمة لتنفيذ السياسات والإجراءات والعمليات الإدارية، تشميل هذه السجلات التفويضات، أو السجلات الإجرائية، أو السجلات التي تعطي التوجيه، أما القيمة التشغيلة تعني فائدة السجل في إدارة أعمال الشركة أو المنظمة.^[١]

السجلات المتعلقة بالتوظيف وسجلات المراسلات

سجلات الموظفين القُدامى في المؤسسة حيث تضمن هذه السجلات الحقوق القانونية؛ المرتبطة بالتوظيف كما تتضمن سجلات الرواتب،[١] أما سجلات المراسلات فهي تشمل على الرسائل، التعاميم، المذكرات الإخطارات.[٢]

سجلات محاسبية

وهي السجلات المتعلقة بالمعاملات المالية، على سبيل المثال: الإيصال النقدي، و قسيمة الإيداع، وسجلات المبيعات، وبيان الأرباح أو الخسائر، القسائم، الميزانية العمومية.^[٢]

السجلات القانونية

وهي السجلات التي تفي بالمتطلبات القانونية للمؤسسة؛ والتي تحافظ بدورها على الإجراءات القانونية، وتعمل على تلبية المتطلبات والإجراءات القانونية، كما تتضمن مستندات عقد التأسيس، والنظام الأساسي، والقواعد، واللوائح الحكومية وما إلى ذلك.^[٢]

سجلات التقدم

يُطلق على السجل الذي يوفر معلومات حول تقدم المؤسسة أو القسم "سجلات التقدم"، حيث تشمل هذه السجلات على المبيعات والمشتريات والتكلفة، والميزانية والسيولة وما إلى ذلك.^[٢]

السجلات المالية

السجلات التي لها قيمة مالية تتعلق بالمعاملات المالية للشركة، وقد تحتوي هذه السجلات على الميزانيات، وكشوف المرتبات والقسائم، والسجلات المحاسبية، بعد أن تخدم السجلات الغرض الإداري الأساسي، وقد يكون من الضروري الاحتفاظ بها؛ لتوثيق إنفاق الأموال العامة، وحسابها لأغراض التدقيق ومتطلباته.^[٣]

السجلات الإلكترونية

وهي السجلات التي يتم إنشاؤها عن طريق وسائل الاتصال الإلكترونية، بما في ذلك الفاكس والبريد الإلكتروني، والرسائل عبر الإنترنت، والرسائل الإلكترونية المرسلة أو المستلمة في سياق إدارة الأعمال.^[٣]

سجلات متنوعة

تُعرف السجلات التي لا تغطيها أنواع السجلات المذكورة أعلاه بالسجلات المتنوعة، ترتبط بالتوسع والتنويع والأنشطة الأخرى للشركة، بحيث لا تصنف ضمن قائمة بعينها.^[١]

المراجع

1. ^ ^{أ ب ت ث} "Types of Records", southernct, Retrieved 31/1/2022.
2. ^ ^{أ ب ت ث} "Types of records", tyrocity.com, Retrieved 31/1/2022.
3. ^ ^{أ ب} "What is FISCAL RECORDS?", thelawdictionary, Retrieved 31/1/2022.