اساسيات الإدارة الإلكترونية

أساسيات الإدارة الإلكترونية

الإدارة الإلكترونية هي نتاج مهم لتكنولوجيا المعلومات وآليات شبكة الاتصال في العالم الرقمي، فأنظمة وأدوات وأجهزة وبرامج الإدارة الإلكترونية هي أمثلة على الآليات الجديدة على الإنترنت، وفي الاقتصاد التكنولوجي الجديد، ووُجد أن تأثيرها على التكوين ووظائف الإدارة

هائلة وشاملة؛ لأنها غيرت بشكل جذري التطبيقات العملية للإدارة من خلال نُظم وأدوات ونماذج معالجة البيانات، بالإضافة إلى طرق المنافسة الجديدة التي توفرها.^[١]

تتكون عناصر الإدارة الإلكترونية من العناصر الإلكترونية بحد ذاتها، وهي تتكون من أجهزة إلكترونية، برامج شبكات الاتصال، برامج الإدارة والآليات لتطبيقها، وتتمثل عمليات الإدارة الإلكترونية فيما يأتي:^[١]

الانتقال من نظام بيانات محوسب مستقل إلى أنظمة الشبكة

بحيث ترتبط أنظمة الإنتاج والتسويق والإدارة في منصة مشتركة.^[١]

استبدال أنظمة الإدارة غير الإلكترونية بأنظمة الإدارة الإلكترونية الذكية

بحيث ترتبط بقواعد بيانات وأنظمة إلكترونية توفر عملية المعالجة والبحث للمعلومات.^[١]

الانتقال من المعالجة التدريجية إلى المعالجة الفورية

مواكبة التطور الحاصل في العالم والسوق التكنولوجي، فميزة المعالجة الفورية غير متوفرة في الأنظمة القديمة.^[١]

العمل من خلال الشبكات

تمكين مشاركة البيانات بواسطة شبكة الإنترنت، إما على النحو الداخلي للشركة الموظفين والعاملين، أو على النحو الخارجي؛ العملاء او الشركاء.^[١]

العمل من خلال نظام حوسبة العميل / الخادم من خلال الشبكة

توفير سلاسة في مشاركة البيانات عن طريق استخدام الشبكة مع الحفاظ على مستوى الخصوصية أثناء هذه العملية.^[١]

استبدال المعالجات من الهياكل المركزية إلى هياكل بيئية مرنة

توفير بيئة عمل مشترك مرنة تسمح بمعالجة البيانات ومشاركتها بعيدا عن العمل الفردي.^[١]

الانتقال من مفهوم الميزة النسبية إلى مفهوم الميزة التنافسية المضمونة

الطرق التقليدية لم تكن تستخدم الحلول التكنولوجية، وفي ظل التطور الناشئ أصبح التنافس يحتاج إلى اللجوء إلى الحلول التكنولوجية.^[١]

النتائج التي توفرها الإدارة الإلكترونية

تأخذك الإدارة الإلكترونية خطوة إلى الأمام، وتنظم البيانات باستخدام الرموز والكلمات المفتاحية، ويتيح التعاون في نفس الوقت بين الموظفين، ويوفر أمان البيانات، مما يجعل الإدارة الإلكترونية إضافة مهمة للشركات من أي حجم في أي صناعة، وفيما يأتي سرد لهذه الخصائص الملموسة:^[٢]

• عملية تخزين البيانات إلكترونيا

استخدام نظام الإدارة الإلكترونية لتخزين البيانات يغنيك عن تخزين الملفات والوثائق تقليديا والتي قد تكون متعبة ومكلفة للغاية.

• تحسين الإنتاجية بكفاءة

توفير وسائل تساعد الموظفين تزيد من إنتاجياتهم، فربما يتطلب توفير نظام الإدارة الإلكترونية وقتًا ومالًا، ولكن على المدى الطويل ستشعر بالتأكيد بالفوائد.

• إدارة الوقت بفعالية أكبر

توفير نظام الإدارة الإلكترونية يوفر سلاسة في عملية البحث وتتبع البيانات في الشركة، مقارنة بالطرق التقليدية أو الغير الكترونية.

• المصاريف أقل

استخدام الإدارة الإلكترونية يغنيك عن التكاليف المتعلقة بمعالجة وحفظ البيانات، كمكان لحفظ البيانات وتكاليف الصيانة وغيرها.

• الدخول والمشاركة أسهل

توفر الإدارة الإلكترونية خاصية مشاركة البيانات سحابيا، لذلك توفر خاصية العمل حتى عن بعد، لذا ستجد أن البيانات متوفرة وقتما تحتاجها في أي وقت ومكان.

• معالجة البيانات ومشاركتها بسلاسة

بواسطة الإدارة الإلكترونية عملية الإعداد والتطوير أصبحت من الممكن أن تتزامن بين الموظفين في نفس الوقت، بمعنى أنه من الممكن التعديل على المستندات من مجموعة موظفين في نفس الوقت.^[٣]

• توفير مستوى أعلى من أمن المعلومات

توفر لك الإدارة الإلكترونية المصادقة الثنائية وتشفير الملفات، بمعنى تقييد وعزل وحظر الاستخدام للملفات لغير المسؤولين. 

المراجع

1. ^ ^{أ ب ت ث ج ح خ د ذ} Huthaifa Abdelkarim Ali Ellatif, Sammani Abdulmutalib Ahmed, (6/10/2013), "E-Management: Configuration, Functions and Role in Improving Performance Of Arab Institutions and Organization", International Journal of Computer Applications, Issue 0975, Folder 8887, Page 1. Edited.
2. ↑ Vadim Tushev (19/9/2019), " Benefits of Electronic Document Management System for Your Business. Part 3", Pro Coders, Retrieved 22/1/2022. Edited.
3. ↑ By Paul Fenton (6/1/2014), "10 Benefits of Moving to an Electronic Document Management System (EDMS)", Montrium, Retrieved 22/1/2022. Edited.