تعريف الوثيقة الإدارية وانواعها ووظائفها

مفهوم الوثيقة الإدارية

تعرف الوثيقة الإدارية كما يأتي:^[١][٢]

• الوثيقة الإدارية هي عبارة عن العديد من الوثائق التي تقوم بتحريرها الإدارة من خلال موظفيها وتقوم باستعمالها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية الأخرى، وذلك حتى تقوم بالعمليات الإدارية المتنوعة بهدف الوصول إلى المبتغى المراد لها.
• هي وثيقة رسمية تم تحريرها باسم الموقع إذا كانت شخصًا أو باسم المرفق العام إذا كانت إدارية.
• هي عدة أوراق أو سجلات نظامية ورسمية تصدرها جهات إدارية تم تخويلها قانونيًا أو تنظيميًا لهذه الغاية.
• هي سجلات أو مجموعة من الأوراق تم إصدارها بطريقة قانونية ونظامية، وتحتوي على معطيات ومعلومات محددة، كما أن هذه الوثيقة نتجت عن جهات إدارية قد تكون مركزية أو محلية أو مرفق عام، وتعتبر أداة للتعبير عن مواقف الإدارة أو حتى تقوم بتأكيد حدث ما.
• هي الوثائق التي تحتوي على مهمات وأعمال المؤسسات والوزارات والدوائر الحكومية.

أنواع الوثيقة الإدارية حسب شكلها

من أنواع الوثائق الإدارية حسب شكلها:^[٣]

المخطوطات

تم اشتقاقها من الفعل خط، وتعني كتب أو صور ويعني كتاب يخط حتى تميزه عن الخطاب أو أي وثيقة أخرى أو اللفظ بحروف هجائية أخرى كتبت بخط اليد وبالأخص الكتب التي كتبت قبل عصور الطباعة.

الأرشيف الورقي

يحتوي على جميع النصوص والموضوعات التي تم نقشها وكتابتها، وتم تدوينها حتى تحقق أهدافًا مختلفة، ولا يكون تدوينها بهدف نشرها. كما تحتوي على الوثائق المطبوعة بمختلف أنواعها الرسمية مثل المعاهدات والقوانين، والمراسيم والأمانات وغير ذلك، ولا تقل الوثائق الخاصة في أهميتها عن الوثائق الرسمية.

الأرشيف الإلكتروني

هو عبارة عن مجموعة من الرموز التي تم تسجيلها على مواقع أو تطبيقات إلكترونية، وهو الركيزة الأساسية للمعلومات الإلكترونية مما يستوجب اللجوء إلى وسائل تكنولوجية لقراءتها والاستفادة منه. والوثائق الإلكترونية تختلف عن الوثائق الورقية التي تضم معلومات تقبل الاستغلال بشكل فوري ودون تجهيز خاص به.

من مميزات هذا النوع من الوثائق؛ السرعة والعملية في الاستغلال، وقابلية النسخ والتعديل والتبادل كما تقوم بالقضاء على الاستيعاب المكاني وذلك بسبب طاقة الاستيعاب الكبيرة لها، ومن عيوب هذه الوثائق صعوبتها فتفتقر أصالتها الأولى كما لا تتميز بعضها بالسرعة في ظل عدم وجود نظام حازم حتى يقوموا بالاطلاع عليها.

من أنواع الوثائق الإلكترونية: الأقراص الصلبة، البريد الإلكتروني، ملفات معالجة النصوص وهي وثائق تتضمن معلومات عن نشاط أو تفكير معين.

أنواع الوثيقة الإدارية حسب النشاطات

من أنواع الوثيقة الإدارية حسب النشاطات:^[٤][٣]

الوثائق السياسة

هي السجلات التي ترتبط بالمؤسسات مثل الخطط أو الأساليب أو الأنظمة التي تم اعتمادها من قبل المؤسسة لتطبيق مسؤولياتها ووظائفها. وتحتوي هذه ثلاث فئات أساسية:

• الوثائق التنظيمية: وهي الميزانيات وكشوفات الميزانية، والسجلات المالية، والمخططات التنظيمية والوظيفية.
• الوثائق الحاكمة: وتشمل الكتيبات والتوجيهات والأوامر والتفسيرات الصادرة عن مستويات السلطة العليا، وملفات المراسلات الخاصة بالمسؤولين رفيعي المستوى، واللوائح، والتعاميم، والتعليمات، والمذكرات أو الإصدارات المنتظمة التي تقوم على تحديد مسارات العمل، ودراسات الموظفين أو التقارير الخاصة المرتبطة بطرق أعباء العمل والأداء.
• وثائق الإبلاغ: وتشمل التقارير السنوية، والتقدم الدوري أو التقارير المختصرة، والتقارير الخاصة أو الإنجازات، وكتب جلسات الاستماع، وكتب الاجتماعات والمؤتمرات، وتاريخ الوكالة.

الوثائق التشغيلية

وهي السجلات الواجبة لتطبيق الأنظمة والإجراءات والعمليات الإدارية، والقيمة التشغيلية تعني فائدة السجل في إدارة الأعمال المنظمة. وتشمل الأمثلة عليها؛ التفويضات أو السجلات الإجرائية أو السجلات التي تعطي التوجيه.

وظائف الوثيقة الإدارية

للوثيقة الإدارية أهمية ووظائف عدة، ومنها ما يلي:^[١]

• تحديد المركز القانوني لشخص في إدارة ما: قرار التعيين أو التثبيت أو الإحالات على الاستيداع أو قرار قبول الاستقالة، تعتبر قرارات إدارية تحدد المركز القانوني للفرد كونه عيّن في درجة من درجات التسلسلات الإدارية أو ثبّتَ في درجة معينة أو انتدبَ للعمل في إدارة أخرى أو أنه قطع العلاقات بالإدارة بشكل نهائي أو حصل جمود بعلاقات العمل لمدة معينة.
• أداة قانونية حتى تقوم بمخاطبة الغير: المقصود بالغير هو الفرد سواء من الإدارة أو خارج الإدارة ومن الأمثلة عليه الاستدعاء والذي يسمح للإدارة باستدعاء فرد خارجي عن لتنفيذ مصالحها وإفادتها بوثيقة ما لاستكمال ملفات معينة
• وسيلة لتحويل أو إحالة الوثائق والمستندات: هو وثيقة إدارية تسمح باعتراف جهة إدارية داخلية أو خارجية حتى تقوم باستلام ملفات أو وثائق من جهة معينة، بحيث ترد في هذه الوثيقة ذكر الجهة المسلمة للوثائق وأنواع هذه الوثائق والهدف منها والجهة المستلمة لها.
• الإعلام: مثل إصدار الإدارة للعاملين لديها وثيقة إعلامية حتى تقوم بإعلامهم بقرار معين أو أن يرفع الموظف تقريرًا لمديره يخبره من خلاله بحدوث أمر ما، أو عندما توجه الإدارة مراسلة لفرد ما تعلمه بموضوع محدد.
• التوجيه: مثل إصدار الإدارة مذكرة صلح تقوم عن طريقها بتوجيه العمال، وتقوم على ضبط سلوكياتهم، مثل إصدار الإدارة وثيقة أو كتاب تقوم من خلاله بضبط مواعيد الدخول والخروج من العمل، أو ضبط حركة انتقال العمال من مكان إلى آخر.

المراجع

1. ^ ^{أ ب} "مفهوم الوثيقة الادارية"، جامعة باجي مختار عنابة، 6/2/2022. بتصرّف.
2. ↑ اسماعيل صعصاع البديري، دور الإدارة في الحفاظ على الوثائق، صفحة 8. بتصرّف.
3. ^ ^{أ ب} العيد دحمان، أھمیة الوثائق الإداریة الأرشیفیة والنظام القانوني لحمایتھا في التشریع الجزائري، صفحة 21-22. بتصرّف.
4. ↑ "types-of-records", nside.southernct, 6/2/2022. Edited.