خصائص الوثيقة الأرشيفية
هنالك العديد من الخصائص للوثيقة الأرشيفية ومن تلك الخصائص ما يلي:[١][٢]
- التجمع الطبيعي: الوثائق الأرشيفية تتجمع بشكل طبيعي بمعنى أنها وثائق تم ظهورها بسبب أداء عمل والأرشيف ليس بسبب العديد من مستندات تم تجميعها بشكل صناعي مثل: أدوات المتحف، أو الكتب، أو الدوريات والمكتبات ومراجع التوثيق ولكنها تتجمع بشكل عادي في السجلات الحكومية للاستفادة منها لأغراض إدارية وهذا التجمع الطبيعي ظهر عن صلات طبيعية بين أجزاء المجموعات الأرشيفية.
- الترابط: لأن الوثائق الأرشيفية تظهر بشكل طبيعي هذا يقوم بإكسابها صفة التماسك والترابط وبالتالي فإن الوثيقة الأرشيفية التي تكون معزولة عن المجموعات التي تنتمي إليها تفقد أهميتها لأنه لا يمكن استخدامها بمفردها.
- عدم التحيز: إن المجموعات الأرشيفية تعد جزءًا من الإدارة التي قامت بإنتاجها ومحتواها حقائق من الأنشطة تلك الإدارة وبذلك تحد لها سمة عدم التحيز لجهة ما.
- الوحدة: لا يمكن أن توجد الوثائق في مناطق متنوعة بنفس الطريقة والمحتويات، فنجد فقط النسخ التي تصدرها الإدارة عن طريق القيام بالأنشطة، حيث أن لكل هيئة خصائصها ومجالاتها.
- الولاية القانونية: يعد عنصر الحفظ عنصرًا مهما في تحديد الوثيقة الأرشيفية، ويستوجب أن يقوم الفرد حفظها في مكان قام بتحديده القانون وإلا فقدت أهميتها لأن عملية الحفظ هي التي تعطي لها السمة القانونية.
- الأهمية: الوثيقة التي لا تحمل معلومات بحيث يمكن الرجوع إليها لاستخدامها كدليل لإثبات حق في البحث التاريخي لا تعد أرشيفًا.
- مصدر الوثيقة: المقصود بالمصدر هو الجهة الحاصلة على الوثيقة وقد قامت بالاتفاق على أغلب الآراء على أن مصدر الوثيقة الأرشيفية ليس بالضرورة أن يتسم بالصفة الرسمية كشركات الدولة وإنما قد تكون وثائق الأشخاص أو أي حصة غير الرسمية، وبالتالي فإن الوثائق التي بحوزة هؤلاء تعد وثائق أرشيفية إذا تم التوافر بها على معلومات ذا ت قيمة عالية.
- المصداقية: تحتوي على معلومات صحيحة تخلو من الشكوك بسبب أنها تخضع للوصاية القانونية من قبل الجهات الرسمية التي أصدرتها أو من ينوب عنها بشكل شرعي.
- العلاقات المتبادلة: الوثيقة الأرشيفية ترتبط بعلاقة شديدة مع باقي الوثائق الأخرى سواء كانت داخل المجموعات الأرشيفية أو خارجها، لذلك يكون من الصعب جدًا فهم محتوى وثيقة معينة دون الرجوع إلى بقية الوثائق التي تتصل معها وحتى يتم المحافظة على وحدة الوثائق الأرشيفية وعدم تشتيتها يجب الأخذ بمبدأ المنشأ أو الأصل في تنظيمها بالأرشيف العام.
الوثيقة الأرشيفية
تعد من الوثائق الرسمية وغير الرسمية التي يتم حفظها في مراكز حفظ الوثائق، والتي كانت في يوم من الأيام تحمل معلومات تاريخية وقانونية تمثل أسس المعاملات بين الأشخاص والمؤسسات والدول إلى جانب الوثائق والأرشيف الإداري، هناك نوع آخر هو الأرشيف الصحفي الذي يحتوي على القصاصات الصحفية والمصادر والوثائق الأخرى المكتوبة أو المطبوعة، أو المسموعة، والمرئية، أو حتى التي يتم احتسابها.[٣]
قيم الوثيقة الأرشيفية
تكتسب الوثيقة الأرشيفية عبر حياتها الطويلة قيم منها:[٤]
- القيمة الأولية: التي تكون فيها الوثائق ذات منفعة للإدارات التي تم إنتاجها خلال إنجاز أعمالها وأداء وظيفتها الأساسية.
- القيمة الثانوية: تظهر عندما تستهلك الوثائق أهدافها الجارية وتصبح مفيدة لأبحاث أخرى، ويجب أن نعلم أن القسم الأكبر من الوثائق لا تكون لها قيمة ثانوية على الإطلاق أو تصبح لها قيمة ثانوية خفيفة جدًا بحيث توشك أن تكون معدومة إذا ما اتصلت بما تشغله من حيز المكان أو نظرًا لصعوبة استغلالها أو لتوفر وثائق أخرى أهم منها في نفس المواضيع.
- القيمة الإدارية: تظهر أهمية القيمة الإدارية في الوثيقة لما تلعبه من دور مهم في إدارة العمليات أو نشاطات الهيئة ولا شك أن كل الوثائق لها قيم إدارية خلال حياتها الجارية وبعد إنهاء العمل فقد لا يوجد حاجة إدارية لإبقائها إلا أنه هنالك العديد من الوثائق ذات السمات الخاصة مثل الإرشادات والقوانين التي تستمر قيمتها إلى حين تغير البرنامج أو تلغى أو يأتي محلها وثائق أخرى ولكنها ستبقى لتوثيق سياسة الإدارة.
- القيمة القانونية: يقصد بها تلك الوثائق التي تحمل حقوقاً والتزاماً قانوني نحو أشخاص آخرين أو أفراد.
- القيمة التاريخية: هي الوثائق التي تحتوي على معلومات تهم الباحثين من مختلف المجالات، ولا تعني القيمة الثانوية أنها قيمة أقل وإنما قيمة مختلفة تكتسبها الوثيقة وتقوم على أساس الاستعمال المستقبلي وأن القيمة التاريخية نسبية تختلف باختلاف الوثيقة.
- القيمة الثبوتية: هي تلك الوثائق التي تحمل إثباتات أو براهين على أنشطة معينة.
المراجع
- ↑ مرابطي حسام الدين، الاطلاع على الأرشيف بين التشريع و الواقع دراسة ميدانية بأرشيف مديرية الموارد المائية بسكرة، صفحة 27-29. بتصرّف.
- ↑ عبد المجيد محمد الحويج، الوثائق األرشيفية وأهميتها في البحث العلمي، صفحة 10. بتصرّف.
- ↑ ابراهيم نبيلة، الاطلاع على الأرشيف، صفحة 26. بتصرّف.
- ↑ "تكتسب الوثيقة الأرشيفية عبر حياتها الطويلة قيمتين أساستني:"، كنانة أونلاين، 14/2/2022. بتصرّف.
