محتويات
خطوات التخطيط التشغيلي
تعد الخطة التشغيلية في الشركات الوثيقة العملية التي تساعد على تحديد أهداف الشركة وأنشطتها الرئيسية، إذ يتم تطويرها على مستوى الشركة، ومن ثم يتم استخدامها من قبل كافة الأقسام في الشركة بهدف تحسين أدائها خلال فترة زمنية معينة، عادة ما ترتبط الخطة التشغيلية بالتمويل الموجود في المؤسسة بالإضافة لارتباطه بالخطة الاستراتيجية للمؤسسة،[١] وفيما يأتي توضيح لخطوات إجراء التخطيط التشغيلي:
وضع خطة استراتيجية
يجب الأخذ بعين الاعتبار رؤية الشركة والأهداف طويلة المدى لإنشاء خطة استراتيجية، ويتضمن إنشاء خطة استراتيجية ما يأتي:[٢]
- تحديد موقف الشركة.
- تطور استراتيجية خاصة بالشركة.
- بناء خطة استراتيجية مناسبة.
- مشاركة ومراقبة وإدارة الخطة الاستراتيجية.
تضييق نطاق التركيز
يجب تضييق نطاق التركيز إلى فريق أو قسم أو منطقة معينة من أجل إنشاء خطة تشغيلية تهتهم بالتفاصيل، ويعتمد نطاق الخطة التشغيلية على حجم الشركة.[٢]
يتضمن إنشاء خطة تسويق على سبيل المثال تضييق نطاق التركيز بحسب الوظائف التسويقية، مثل التصميم، وتسويق المنتجات والوسائط الاجتماعية، وإنشاء المحتوى، والترويج عبر الويب، وبالتالي تقسيم الخطة الاستراتيجية الكبيرة إلى خطط عمل صغيرة تتناسب مع كل وظيفة، وذلك كي تركز الخطة على التفاصيل الصغيرة.[٢]
تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين
يجب تحديد من سيشارك في عملية التخطيط التشغيلي قبل إنشاء الخطة تشغيلية، ويجب أن يكون أعضاء الفريق الذين يضعون الخطة التشغيلية قريبين نسبيًا من الإجراءات التي تصفها الخطة.[٢]
يجب إنشاء الخطة التشغيلية لفريق التصميم على سبيل المثال من قبل رئيس فريق التصميم، وبمجرد وضع الخطة التشغيلية، يجب على الفريق مشاركة الخطة مع رئيس التسويق للحصول على الموافقة النهائية.[٢]
وضع الخطة التشغيلية
تشرح الخطة التشغيلية الإجراءات التي سيتخذها الفريق لتحقيق أهدافه في إطار زمني محدد، ويجب أن تتضمن الخطة التشغيلية على ما يلي:[٢]
- أهداف الفريق
- النتائج التي سيتم تحقيقها من خلال الخطة التشغيلية.
- معايير الجودة
- متطلبات التوظيف والموارد، بما في ذلك ميزانية التشغيل الخاصة بالفريق.
- كيفية رصد وتقديم تقرير عن التقدم.
مشاركة وتحديث الخطة التشغيلية
يجب مشاركة الخطة التشغيلية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين بمجرد إنشائها، وذلك حتى يفهموا أهداف الفريق والمهام اليومية المطلوبة.[٢]
يجب مراقبة الخطة التشغيلية بفاعلية والإبلاغ عن التقدم المحرز حتى يتمكن أصحاب المصلحة الرئيسيون وأعضاء الفريق من البقاء على اطلاع دائم بسير تتبع الأهداف، حيث أنّ العمليات والأوضاع عُرضة للتغيّر، مما قد يؤثر على الخطة التشغيلية، ولذلك يجب مشاركة تقرير عن التقدم المحرز شهريًا.[٢]
فوائد التخطيط التشغيلي
يعود التخطيط التشغيلي بالعديد من الفوائد على الشركات والمؤسسات، ومن هذه الفوائد ما يأتي:
زيادة احتمالية النجاح
يعد تحديد أهداف طموحة أمرًا مهمًا للشركات، لأنه يمنحها شيئًا ما للعمل على تحقيقه، ولكن لا يمكن تحقق هذه الأهداف بدون خطة عملية وواقعية، لذلك فإنّ صياغة خطة تشغيلية تساعد على نجاح الشركات والمنظمات.[٣]
تحسين العمل الجماعي والتعاون
يساعد وجود خطة تشغيلية على أن يكون لكل فرد دوره الخاص، وبالتالي لا يتدخل أفراد الفريق ببعضهم البعض ولا يتداخل عملهم، كما تحدد الخطة التشغيلية من هو المسؤول عن كل مهمة، وتضع التوقعات المرتبطة بتحقيق المهام والأهداف.[٣]
تعزيز الإنتاجية
يصبح الأفراد أكثر إنتاجية عندما يكون لديهم التوجيه المناسب بشأن ما يجب عليهم فعله، وتساعد الخطة التشغيلية على توفير هذا لأفراد الفريق، بحيث يعرفون ما هو متوقع منهم، ويفهمون النتائج، وبالتالي يكونون أكثر حماسًا للقيام بالعمل.[٣]
المراجع
- ↑ Alice Johnson, "The Importance Of Operational Planning For Your Business", techlog360, Retrieved 2/2/2022. Edited.
- ^ أ ب ت ث ج ح خ د Julia Martins (26/4/2021), "Learn how to do operational planning the right way", asana, Retrieved 2/2/2022. Edited.
- ^ أ ب ت DP Taylor (13/5/2020), "A Small Business Guide to Operational Planning", the blueprint, Retrieved 2/2/2022. Edited.
