محتويات
أساسيات كتابة خطاب رسمي
لا بدّ من اتّباع الخطوات التالية عندكتابة أية رسالة رسميّة، فهناك أمور مشتركة لا بدّ من الانتباه لها مهما كان نوع الرسالة الرسمية ومهما كانت الجهة التي تودّ أن تبعث لها الرسالة: [١]
- كتابة الموضوع
يكتب الموضوع كعنوان بين قوسين في منتصف الرسالة بخطّ غامق يكون حجمه أكبر من متن الرسالة وغالبًا ما يكون حجم الخطّ 16.
- كتابة المرسل إليه
يكتب اسم المرسل إليه مسبوقًا بمسمّاه الوظيفي أو منصبه، مثل: سعادة النائب فلان الفلاني، حضرة مدير شركة كذا.
- التحية الابتدائية
يكتب تحية تكون بمثابة تحة ابتدائية أسفل اسم المرسَل إليه، من قبيل، السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، تحية طيبة وبعد.
- متن الرسالة
يحتوي متن الرسالة على تفصيلات الموضوع المتعلقة بالغرض من إرسال الرسالة، دون إسهاب أو اختصار، فعلى الرسالة أن تشمل جميع جوانب الموضوع بوضوح وباختصار.
- التحية الختامية
يكتب المرسِل تحية ختامية بعد أن ينتهي من شرح الموضوع، كأن يقول مثلًأ، تحياتي، مع خالص احترامي وتقديري، أمنياتي لكم بالتوفيق.
- اسم المرسِل وتوقيعه
يكتب المرسِل اسمه كاملًا وتوقيعه الشخصي وفي بعض الحالات مسمّاه الوظيفي خاصّة إن كانت رسالة تخاطب داخل شركة و مؤسسة ما.
- اليوم والتاريخ
يجب ألّا ينسَ المرسِل كتابة اليوم والتاريخ، فهي من الأمور التي قد تتوقّف عليها بعض الأمور القانونية (حسب طبيعة الرسالة).
خطوات إرسال خطاب الرسمي للقنصل السعودي والمعلومات المطلوبة
تعتمد المعلومات التي يجب كتابتها على موضوع الخطاب الرسمي، وتايا توضيح لأهم الخطوات التي يجب اتباعها عند إرسال خطاب للقنصل السعودي:
- كتابة الرسالة بلغة وصيغة رسمية وبالشكل المتبع في الرسائل الرسمية (كما هو موضح في العنوان السابق). [٢]
- كتابة معلومات الاتصال ليتلقى المرسِل ردًّا على رسالته بأسرع الطرق، فيكتب رقم الهاتف مع الرمز الدولي، والبريد الإلكتروني، وصندوق البريد. [٢]
- إرفاق الأوراق الرسميّة اللازمة مع الرسالة، فمثلًا في حال إرسال رسالة للقنصل بخصوص الحصول على تأشيرة عمل، يجب على الموظف إرسال صورة عن العقد والراتب، أو إرسال الشركة معلومات الموظف التي تريد توظيفه كاملةً مع صورة عن العقد والراتب، وصورة عن سجل الشركة التجاري.[٢]
- وضع التواريخ اللازمة في الخطاب فهي مهمّة جدًّا لا سيّما عند طلب تمديد تأشيره، أو الحصول على تأشيرة مؤقتة. [٢]
نموذج خطاب رسمي للقنصل السعودي لطلب منح تأشيرة
(طلب منح تأشيرة)
القنصل السعودي: .................
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أمّا بعد،
أرسل لكم رسالتي هذه لكي أطلب من حضرتكم أن تمنحوني تأشيرة لزيارة المملكة العربية السعودية بهدف إجراء بحث علمي مع مركز الدراسات الإسلاميّ في المملكة العربية السّعودية، وقد أرفقت صورة عن الاتفاق معهم بخصوص البحث العلمي والمدّة المتوقّعة لإنجازه، علمًا بأنّه يبدأ في الأول من كانون الثاني للعام 2022 ويتوقع أن يستمر لمدة تتراوح بين ستّة أشهر إلى سبعة.
مع خالص احترامي وتقديري
عمار أحمد عليّان
التوقيع: .............
الخميس، 16 / 9 /2021 م
نموذج خطاب رسمي للقنصل السعودي لطلب تمديد تأشيرة الذهاب والعودة
(طلب تمديد تأشيرة)
القنصل السعودي: .................
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أمّا بعد،
أرسل لكم رسالتي هذه لكي أطلب من حضرتكم أن تمدّدوا لي تأشيرة دخولي إلى المملكة العربية السعودية والتي صدرت عنكم يوم الأحد الموافق 12 / 9 / 2021 م والتي تنتهي بتاريخ 18 / 9 / 2021 وذلك لحاجتي إلى إجراء بعض المعاملات المتعلقة بإنشاء شركتي في مدينة الرياض، علمًا بأنّ اسم الشركة هو: ................... ، ورقم السجل التجاري لها هو: ...................
مع خالص احترامي وتقديري
نادر علي المفلح
التوقيع: .............
الخميس، 16 / 9 /2021 م
نموذج خطاب رسمي للقنصل السعودي للعمل
(طلب منح تأشيرة عمل)
القنصل السعودي: .................
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أمّا بعد،
أرسل لكم رسالتي هذه لكي أطلب من حضرتكم أن تمنحوني تأشيرة لدخول المملكة العربية السعودية بغرض العمل، فقد كنت قد وقعت عقدًا لمدة سنة مع شركة ........ للاستشارات الهندسية الموجودة في مدينة الخبر، وذلك بوظيفة مهندس مدني، وبراتب قدره 2000 ريال سعودي.
وقد أرفقت لكم صورة عن عقد العمل المبرم والذي تظهر فيه كامل المعلومات التي تهمّكم.
مع خالص احترامي وتقديري
أحمد زهير العثمان
التوقيع: .............
الخميس، 16 / 9 /2021 م
نموذج خطاب رسمي للقنصل السعودي للحج
(طلب منح تأشيرة للحج)
القنصل السعودي: .................
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أمّا بعد،
أرسل لكم رسالتي هذه لكي أطلب من حضرتكم أن تمنحوني تأشيرة لزيارة المملكة العربية السعودية بغرض أداة فريضة الحجّ للعام الحالي، وقد أرفقت لكم صورًا لأوراقي الثبوتيّة، وشهادات الصحّة، وحجز الفندق، وصورة عن قبولي للحجّ.
مع خالص احترامي وتقديري
محمد عمر الموسى
التوقيع: .............
الخميس، 16 / 9 /2021 م
المراجع
- ↑ "نموذج كتابة رسالة رسمية"، موسوعة اقرأ، اطّلع عليه بتاريخ 17/9/2021. بتصرّف.
- ^ أ ب ت ث "صيغة خطاب موجه للسفير السعودي 1442 لتمدید التأشیرات بكافة أنواعها 2021"، الحدث السعودي، اطّلع عليه بتاريخ 17/9/2021. بتصرّف.
