كيفية ترتيب الملفات في المكتب

أهمية التنظيم

التنظيم من المفاهيم التي أخذت المنحى الإداري في النواحي التجاريّة والتعليميّة والصناعيّة والرياضيّة والسياسيّة ونحو ذلك من مجالات الحياة المختلفة، وذلك من خلال الترتيب الممنهج وتوزيع المهام والأعمال بشكلٍ يُناسب قدرة المرء على الإبداع، وتكمن أهميّة التنظيم بتوزيع العمل بشكل منتظم للحصول على أكبر جودة ممكنة للنتاج المطلوب، كما يضمن السهولة في العمل والتركيز بشكل أكبر، إضافةً لكونه صلة تواصل رسمية وغير رسمية بين الأعضاء والإدارة، ومن الأمور التنظيمية التي تُلازم الحياة العمليّة لكلّ موظّفٍ رسميٍّ وغير رسميّ هي كيفيّة ترتيب الملفات في المكتب.^[١]

كيفية ترتيب الملفات في المكتب

إنّ عمل الموظّف قد يكون صعبًا في بعض الأحيان وقد يكون سهلًا في الحين الآخر، وقد يكون من الصعب على الموظّف أن يؤمّن وقتًا لازمًا لمعرفة كيفيّة ترتيب الملفات في المكتب، وذلك على الرّغم من أنّ ترتيب هذه الملفّات سيؤمّن له التنظيم وتوفير بعضٌ من الجهد والوقت، وقد أشارت بعض الدراسات إلى كيفية ترتيب الملفات في المكتب بطريقة مثاليّة وعمليّة، كما قدّمت هذه الدراسات في سبيل ذلك العديد من النصائح منها:^[٢]

• التخلّص من الأشياء الإضافيّة غير اللازمة ضمن نطاق العمل المكتبي، والتخلّص من الأشياء التّالفة والملفّات منتهية الصّلاحيّة.
• الحرص على وضع كلّ ملف ضمن نطاقات معيّنة تختص بموضوع الملفّات، بحيث لا يبقى أيّ ملف بمكان عشوائي، وذلك من أجل سهولة الوصول فيما بعد.
• الحرص على توفير كافّة مستلزمات العمل ضمن نطاق متناول اليد، ممّا يوفّر السرعة والتركيز بشكل أكبر.
• قد تكون كيفية ترتيب الملفات بالمكتب مقرونة بوضع لاصق تعريفي على كلّ ملف، إضافةً إلى عمل بعض النسخ الإحتياطيّة للملفات الهامة.
• الحرص على النظافة الدائمة للمكتب الشخصيّ والمكان بشكل عام، وتنظيم ما قد يضعه المرء على مكتبه بطريقة تناسب الموظّف حسب احتياجاته.
• الحرص على تنظيم الدراج وإزالة الأكوام وترتيب البريد وفرزها بحسب الأولوية والأسبقيّة.
• الحرص على تأمين بعض الصناديق لأرشفة المجلّات والملفّات.

مواصفات المكتب المثالي للطفل

الخوض في الحديث عن كيفيّة ترتيب الملفات في المكتب يدفع إلى الخوض في الحديث عن بعض مواصفات المكتب المثالي، ولكن هذه المرّة بالنسبة للطفل وليس للموظّف، فقد يحتاج الطّفل إلى المكتب من أجل دراسته ومطالعته وممارسة بعض أعماله، وقد أشارت الهيئة الألمانيّة للفحص الفنّيّ إلى الضرورة القصوى في اختيار المواصفات المثاليّة لمكتب الطفل، وذلك من أجل الحفاظ على صحّة الطّفل من ناحية الظهر وضرورة توفير مكتب مريح من أجل التركيز والحصول على نتاج عقلي أكبر، ويكون المكتب مثاليًا للطفل من خلال مراعاة كونه قابلًا لتغيير ارتفاعه وتعديل ميول السطح، وذلك لضبط المكتب بالشكل الذي يناسب الطفل مع نموّه المتزايد في كلّ يوم، إضافةً لتوفّره على بعض مواصفات المتانة والصّلابة ونحو ذلك من المواصفات التي تدلّ على المكتب الأمثل للطفل.^[٣]

المراجع

1. ↑ "مفهوم واهمية التنظيم"، www.uobabylon.edu.iq، اطّلع عليه بتاريخ 22-02-2020. بتصرّف.
2. ↑ "18 نصيحة لتنظيم مكتبك"، www.sayidaty.net، اطّلع عليه بتاريخ 23-02-2020. بتصرّف.
3. ↑ "مواصفات المكتب المثالي للطفل"، www.sayidaty.net، اطّلع عليه بتاريخ 23-02-2020. بتصرّف.