محتويات
خطوات كتابة إنذار نهائي بالفصل بسبب الغياب
يعد إنذار فصل موظف بسبب الغياب من قبيل الرسائل الرسمية، والتي تستلزم مراعاة معايير ضبط اللغة والتنسيقات المحددة، وذلك باتباع الخطوات التالية:[١]
الترويسة
يجب أن تحتوي ترويسة الرسالة على اسم الشركة أو المؤسسة التي ستوجه الإنذار للموظف، ويكتب الاسم في منتصف السطر وبخط كبير بحجم 18 وينسق بتنسيق غامق، وقد تكون ترويسة الشركة جاهزة ومحددة، وفي حال وجود ترويسة للشركة يجب استخدامها.[١]
موضوع الرسالة
يكتب موضوع الرسالة أسفل اسم الشركة بلون غامق وخط بحجم 16 ووضع علامة مميزة مثل القوسين أو وضع خط أسفل الموضوع، وفي حال كان هناك ترويسة موحدة للتراسل الداخلي في الشركة فيجب حينئذ استخدامها.[١]
معلومات المرسل إليه والتحية الابتدائية
يجب أن تتضمن الرسالة معلومات المرسل إليه بوضوح، وهذه المعلومات هي: اسم المرسل إليه ووظيفته في الشركة.[٢]، فيقال مثلا: السيد فلان الفلاني الموظف في قسم التسويق في شركتنا (اسم الشركة)، وبعد ذلك تًكتب التحية الابتدائية، مثل: تحية طيبة وبعد، السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
وبما يخص التنسيق واتجاه الكتابة، فيجب كتابة اسم المرسل إليه جهة اليمين بتنسيق غامق وبحجم خط عادي، تليها التحية الابتدائية أيضا بتنسيق غامق وبحجم خط عادي.[٢]
متن الرسالة
يعدّ متن الرسالة من أهمّ أجزاء الرسالة، فهو لبّها والغاية منها، وفي حال أراد مسؤول التوظيف أو مسؤول القسم في شركة أو مؤسسة ما أن يرسل إنذار نهائي بالفصل بسبب الغياب، فلا بدّ له من كتابة متن يوضح فيه أسباب الإنذار، وعدد الأيام التي غابها الموظف، وتوضيح ما إذا كانت مبرّرة أم لا.[٣]
ولا بدّ من الحفاظ على لغة واضحة للمرسل إليه ولا تخرج عن نطاق الاحترام والشفافية، خالية من الأخطاء اللغوية.[٣]
التحية الختامية ومعلومات المرسِل
بعد الانتهاء من كتابة متن الرسالة تفصيلية يجب كتابة جملة بمثابة تحية ختامية، من قبيل: مع أطيب التحيات، دمتم بخير، تحياتي، مع كامل الاحترام والتقدير بالإضافة إلى توضيح معلومات المرسل إليه، وهي: اسمه ومنصبه في الشركة، ثم التوقيع، ثم اليوم والتاريخ.[٤]
والجدير بالذكر أن هذه المعلومات تكتب بلون غامق، أما اتجاه الكتابة فتكتب معلومات المرسل إليه واليوم والتاريخ على اليسار باستثناء التحية الختامية فهي تكتب على اليمين. [٤]
الأمور الفنية
تتعلق الأمور الفنية بشكل الرسالة النهائي من حيث التصميم والإطار ونوع الخط وحجمه وتنسيقه ولونه، وهي أمور تم توضيحها في العناوين السابقة. وبشكل عام تخلو الرسائل الرسمية لا سيما الإنذارات من الزخرفات والكلمات الملونة، فلا يفضل المبالغة في الاهتمام بالشكل الخارجي، لأن الغرض من الرسالة هو الوضوح والنمط هو نمط رسمي لا شخصي.[٤]
طرق إرسال الرسالة وخصائصها
يختلف إنذار الفصل بسبب الغياب قليلًا من حيث التنسيق حسب الوسيلة المستخدمة في إرساله، وفيما يلي توضيح لأهم هذه الاختلافات.[٤]
البريد الإلكتروني
غالبا ما تعتمد الشركات والمؤسسات على البريد الإلكتروني في التراسل الداخلي بين موظفيها، وذلك في شؤون مختلفة سواء كانت متعلقة بمستجدات العمل أو سياسته أو التعميمات أو التنبيهات والإنذارات، وفي حال استخدام البريد الإلكتروني يكتب الموضوع في خانة الموضوع المحددة ضمن صفحة كتابة رسالة جديدة.[٥]
ومن الممكن التغاضي في بعض الأحيان عن كتابة اسم المرسِل لظهوره تلقائيًّا عند المستلم في صفحة رسائل البريد الوارد، إلا أنه يفضل كتابة الاسم مع المسمى الوظيفي للحفاظ على الرسمية والوضوح.[٥]
البريد العادي
قد تلجأ المؤسسة أو الشركة إلى إرسال بريد عادي إلى عنوان الموظف أو مكان سكنه، وذلك في حال تعذر الوصول إليه وعدم رده على البريد الإلكتروني أو فتحه، وفي هذه الحال يجب أن توضع الرسالة في مغلف يكتب عليه من الخارج اسم المرسل إليه وعنوانه، و‘رسالة عبر مكتب البريد المتوفر في المنطقة.[٦]
التسليم باليد
قد يطلب الشخص المسؤول في الشركة من الموظف المعني باستلام الإنذار الحضور شخصيًّا لاستلام رسالة الإنذار وفي هذه الحال توضع في مغلف يكتب عليه من الخارج اسم المرسَل إليه بوضوح.[١]
الرسائل النصيّة
قليلا ما تلجأ المؤسسات الرسمية إلى إرسال البلاغات الرسمية والإنذارات برسائل نصية، لأن هناك بدائل أخرى كالبريد الإلكتروني، لكن في حال استخدمت هذه الطريقة أو اضطرت إلى استخدامها، فيجب اتباع التعليمات السابقة عند إرسال الرسالة والتأكد من أن الرقم المرسل إليه هو الرقم المخصص للشخص المعني بالرسالة أي المرسّل إليه.[١]
ويفضل كتابة اسم المرسِل والشركة في حال كان الرقم غير محفوظ على هاتف المرسَل إليه.[١]
نموذج إنذار نهائي بالفصل بسبب الغياب
مؤسسة (ننمو معًا) لدعم المشاريع الصغيرة
إنذار نهائي بالفصل بسبب الغياب
السيد ..........
تحية طيبة وبعد،
بعد تكرار غيابك دون عذر لأسبوع كامل قرر قسم الموارد البشرية بناء على ملاحظات رئيس القسم المسئول الذي تعمل فيه إنذارك إنذارا نهائيًّا بالفصل بسبب الغياب، وذلك لمخالفتك شروط العقد المتفق عليها، إضافة لمخالفتك قانون العمل الذي يقضي بأخذ إذن غياب من العمل، وضرورة تبرير الغياب سواء كانت الأسباب صحية أم شخصية أم عرضية، وتاليًا توضيح لأيام الغياب: لأحد: 12 / 9 /2021 م
الإثنين: 13 / 9 /2021 م
الثلاثاء: 14 / 9 /2021 م
الأربعاء: 15 / 9 /2021 م
الخميس: 16 / 9 /2021 م
السبت: 18 / 9 /2021 م
الأحد: 19 / 9 /2021 م
وبناء على ما سبق نرجو منك الالتزام بتعويض ما فاتك من العمل، وذلك لإلحاق الضرر بالقسم وعمل المؤسسة، علمًا بأنك لن تحصل على راتب الأيام التي تغيبت فيها عن العمل إضافة إلى خصم بدل المخالفة، ونعلمك بقرار المؤسسة بإنهاء عقدك عن طريق الفصل بسبب الغياب غير المبرر.
ونلفت نظر حضرتك بأنك ستتحمل وفقا للعقد المتفق عليه والموقع بتاريخ 1 / 2 /2021 م التبعات القانونية كاملة بدفع الشرط الجزائي نتيجة إخلالك بالشروط، علمًا بأن المؤسسة لن تتحمل أي تبعات قانونية أو ماليّة بسبب قرار الفصل لأنه لا يعد فصلًا تعسّفيًّا، إنّما جاء القرار منسجمًا مع كل من قانون العمل وقانون الشركة الداخلي وبنود العقد الموقع بيننا.
مدير قسم العلاقات العامة والإعلام:
التوقيع:
مدير قسم الموارد البشرية:
التوقيع:
الاثنين 13 / 9 / 2021 م
المراجع
- ^ أ ب ت ث ج ح "Final written warnings", brighthr, Retrieved 14/9/2021. Edited.
- ^ أ ب "guideline for email account management employee leave of absence and separation", .ucmerced , Retrieved 14/9/2021. Edited.
- ^ أ ب "Termination Notice – Leave Exhausted", shrm, Retrieved 14/9/2021. Edited.
- ^ أ ب ت ث "Termination Notice - Job Abandonment", shrm, Retrieved 14/9/2021. Edited.
- ^ أ ب "Contract Termination Email", mightyrecruiter, Retrieved 14/9/2021. Edited.
- ↑ "How to Mail a Letter", postalmuseum, Retrieved 14/9/2021. Edited.
