محتويات
خطوات كتابة خطاب إلى مدير
إنّ توجيه خطاب ما إلى مدير العمل يستلزم استخدام أسلوب الطرح الرسمي التقريري، وفيما يأتي خطوات كتابة خطاب إلى مدير:
- بدء الخطاب بذكر اسم المدير مسبوقًا بصفته الوظيفية.
- الحرص على مخاطبة المدير بصيغة الجمع احترامًا للمنصب الذي يشغله.
- ذكر التحيات والتمنيات بدوام الصحة والعافية إلى المُدير.
- شروع الموظف بذكر متن الخطاب وسببه.
- البدء بذكر الموضوع مباشرة والحرص على عدم الإطالة في غير موضعها.
- الالتزام باللغة التقريرية السردية دون الحاجة إلى استعمال البلاغة العالية ونحوها إلّا للضرورة كأن تفيد بإيصال المعلومة على وجه أفضل.
- مراعاة سلامة اللغة والابتعاد عن الأخطاء اللغوية والإملائية وتجنبها قدر الإمكان.
- إن كان هنالك مرفقات تفيد الخطاب فيجب إرفاقها معه كالشهادات مثلًا أو التوصيات أو غير ذلك.
- إنهاء الخطاب بتجديد التحية للمدير، ولا تكون التحية أكثر من سطر واحد.
- كتابة اليوم والتاريخ المعتمد في الدولة سواء كان بالميلادي أم بالهجري.
- كتابة اسم الموظف مع التوقيع.
- النّظر فيما إذا كان الطلب يحتاج إلى ختم رسمي.
- تنسيق الرسالة بطريقة معينة من خلال كتابة اسم الشركة أو المؤسسة في منتصف الصفحة من أعلى بين قوسين، وأسفل منها في المنتصف أيضًا موضوع الرسالة مع تظليلهما بأداة "B" في حال كان مطبوعًا على وورد ووضع خط تحتهما باستخدام أداة "U".
- كتابة الرسالة بخط واضح في حال كانت مكتوبة باليد، أو اختيار خط واضح عند كتابة الرسالة على برنامج "الوورد"، وأفضل الخطوط لهذا الغرض هو خط اللوتس.
- مراعاة حجم الخط في المتن والعنوان حرصًا على وضوح المطلوب، ففي حال كتابة الخطاب على الوورد يفضل أن يكون المتن بخط قياس 16 أو 14.
- كتابة اسم الموظف مع توقيعه والتاريخ والأختام المطلوبة على يسار الصفحة من الأسفل، مع الحرص على أن يكون مقاس الخط أصغر من الخط المستعمل في المتن، مع ضرورة تظليله بأداة "B" في حال كان مطبوعًا على وورد.
نماذج خطاب إلى مدير
فيما يأتي نماذج من خطابات مختلفة يمكن استعمالها عند إرسال خطاب رسمي إلى المدير:
نموذج خطاب إلى مدير لطلب إجازة
(مديرية الاتصالات العامة)
(طلب إجازة)
السيد مدير عام شركة الاتصالات الدكتور "فلان الفلاني"،
تحية طيبة وبعد،
بعد الاطمئنان على سلامتكم ودعائي الله تعالى أن تكونوا بخير دائمًا فلا يصيبكم إلا الحسن من الأمور، أرجو أن يتّسع صدركم لقراءة طلبي لكم في هذا الكتاب، إنّني قد عملتُ في هذه المؤسسة الكريمة ما يزيد عن عشر سنوات لم أتوانَ فيها عن تقديم أيّ عمل أوكلَ إليّ بكل صدق وإتقان وأدّيتُ واجباتي من خلال تلك المهام على أكمل وجه حتى نلتُ هذا التقدير والاحترام عندكم وعند باقي زملائي في العمل بفضل من الله تعالى ثم إخلاصي في العمل.
وليس ذكري لهذه الأمور من باب المنّ، ولكن لأقول إنّ طلبي -الذي أقدمه الآن- ليس من باب التهاون في العمل، ولكن من باب الحقوق التي قد أقررتموها وأخبرتمونا أنّنا نستطيع أخذها متى تهيّأ لنا ذلك.
أرجو أن تتفضلوا بالموافقة على طلبي لإجازة مدفوعة الأجر مدّة أسبوع كامل فقط وذلك لأسباب عائلية خاصّة، إذ إنّني أريد الاجتماع بأسرتي بعد طول غياب عنهم حيث كان والديّ في السفر وشاء الله أن أجتمع بهم في الأسبوع القادم، وأريد أن تكون الإجازة مدفوعة الأجر لتعوّضني عن التكاليف التي سأضطر إليها، وأطمع منكم أن توجّهوا قسم المحاسبة لإعطائي سلفة بقيمة 35% من قيمة مرتبي الشهري على أن يُعوّض على سبعة أشهر في كلّ شهر 5%، ولكم وافر الاحترام والتقدير.
الأحد - 20 حزيران / يونيو - 2021م
الموظف "فلان الفلاني"
التوقيع
ختم الديوان
نموذج خطاب إلى مدير لطلب زيادة راتب
(شركة الكهرباء العامة)
(طلب زيادة راتب)
السيد مدير شركة الكهرباء في محافظة "كذا" المهندس "فلان الفلاني"،
السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته، وبعد،
أرجو من الله أن تكونوا بخير وعافية، بعد الاطمئنان على صحتكم أرجو أن تتفضلوا بالاطّلاع على كتابي هذا الذي أرسله لكم وكلّي أمل بأن أجد الإنصاف عندكم بعد تغير الكثير من الظروف المحيطة بنا، إنّني يا سعادة المدير من الموظفين الذين خدموا في هذه الوظيفة ما يزيد عن الخمسة عشر عامًا أفنيت في تلك الأيام شبابي وعمري.
لم أخرج إلى مهمة إلّا وعدت منها وقد تمّت كما ينبغي لها وكما أردتم لها أن تكون، وكتب الشكر الموجهة لي من حضرتكم لهي أكبر شاهد على كلامي، ومنذ شهر جرت مناقشة رسالتي في الدراسات العليا، وقد نلت شهادة الماجستير، وأرسلتُ من أجلها كتابًا إلى شؤون الموظفين طالبًا تعديل شهادتي المُسجّلة لديهم.
قد وصلني الكتاب منذ يومين يقضي برفع شهادتي من إجازة "بكالوريوس" في الهندسة إلى ماجستير، وعليه فقد صار من حقي قانونيًّا -كما ورد في العقد المبرم الذي وقعته بيني وبينكم في بداية عملي- تعديل راتبي ورفعه ليكون متناسبًا مع الشهادة التي أحملها، إضافة إلى تعديل منصبي الوظيفي لأكون مدير دائرة بدلًا من مدير قسم، وعليه فإنّني أرفق لكم مع طلبي هذا صورة عن شهادة الماجستير، وصورة عن جواب دائرة شؤون الموظفين راجيًا منكم أن توجّهوا الكتاب نحو الجهة المعنيّة بعد الموافقة عليه لتبدأ الإجراءات القانونية التي تقضي بترقيتي إلى منصب جديد ورفع مرتّبي الشهري ليصبح أعلى من الحالي بنحو 40%، شاكرًا جهودكم الحثيثة والصادقة.
ودمتم بخير.
الأربعاء - 16 حزيران / يونيو - 2021م
المهندس "فلان الفلاني"
التوقيع
ختم دائرة شؤون الموظفين
ختم الديوان
نموذج خطاب إلى مدير لطلب نقل
(مديرية التربية في محافظة.....)
(طلب نقل)
السيد مدير التربية في محافظة "كذا" الأستاذ "فلان الفلاني"،
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد،
أرفع إليكم هذا الكتاب الكريم وكلي أمل أن تقرؤوه بعناية لتنصفوني وتلبوا -بعد إذنٍ منكم- طلبي.
أستاذنا الكريم لقد باشرتُ عملي في مهنة التعليم مُدرّسًا منذ أكثر من عشرين عامًا تنقّلتُ فيها بين مختلف مدارس القطر سواء أكانت المدارس عامة أم خاصة تعود ملكيتها إليكم، وقد أمضيتُ في كلّ محافظة زرتها وأقمت فيها وأديت مهام التدريس بها ما لا يقل عن عام إلى عامين، وأخيرًا قد حطّت رحالُنا في محافظة "كذا" القريبة من محافظتي "كذا" وقد صار لي هنا في هذه المحافظة ما يزيد على سبع سنوات، أعطيتُ فيها التلاميذ بكلّ ما أوتيت من طاقة ومن سعة في العلم والجسم..
لذا أطلب إليكم يا حضرة المدير أن توافقوا على طلبي في الانتقال من ملاك المدرسة "كذا" إلى ملاك مديرية التربية في محافظتي "كذا" كوني قد أمضيتُ أكثر خدمتي ولم يبقَ لي عن التقاعد سوى سنوات قليلة أحبّ أن أمضيها معلّمًا في مدارس مدينتي التي نشأتُ فيها وتعلّمت من أساتذتها، وأن أكون إلى جوار أسرتي التي باتت تجتاجني أكثر من أي وقت مضى، ولكم وافر الاحترام والتقدير وكلّي أملٌ في أن تنظروا إلى طلبي بعين الاعتبار وهذا -لا شكّ- خصلة فيكم يشهد لها القاصي قبل الداني.
تقبلوا وافر احترامي، ودمتم بخير.
السبت - 19 حزيران / يونيو - 2021م
الأستاذ "فلان الفلاني"
التوقيع
ختم ديوان مديرية التربية
نموذج خطاب إلى مدير لطلب ترقية
(وزارة التربية - إدارة التعليم الثانوي العامة)
(طلب ترقية)
السيد مدير التعليم الثانوي في وزارة التربية الدكتور "فلان الفلاني"،
السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته، وبعد،
أتقدّم إليك يا سيدي المدير بطلبي هذا الذي استوفى شروطه القانونية كافة ولم يبقَ سوى نظرتكم الفاحصة المتمعّنة في الطلب، وأرجو أن يكون جوابكم هو الموافقة التي تصب في مصلحتي ومصلحة التعليم في هذه البلاد.
حضرة المدير لقد بدأت التعليم منذ ما يربو على خمس عشرة سنة لمادة اللغة العربية للصف الثالث الثانوي، وشهدتُ تغير ثلاثة مناهج لذلك الصف، ولله الحمد فقد صرتُ خبيرًا بما يكفي ليكون اسمي من بين الأسماء المعدودة على أصابع اليد الواحدة في القطر ولا فخر، مع ذلك لم أكتفِ بالإجازة الجامعية فقط "البكالوريوس"، إنّما تابعتُ في الدراسات العُليا ونلتُ الماجستير، وبعد ذلك بخمس سنوات نلتُ شهادة الدكتوراه في اللغة العربية في النحو والصرف.
كوني قد اعتدتُ التدريس واعتدتُ كوني معلمًا في منهاج الثانوية فأرجو من حضرتكم الموافقة على طلب تعييني في قسم الإشراف على المناهج وتقويمها ليكون عندي فرصة التقدّم إلى مسابقة التعليم العالي في تعيين أساتذة جامعيين حيث المكان الذي أحلم أن أكون فيه مذ كنتُ طالبًا جامعيًّا، وبذلك أكون مشرفًا على المنهاج وأعطيه مما تعلمت، وأكون أستاذًا جامعيًّا كما ينبغي لي بعد جهد سنوات طويلة.
وتقبلوا مني وافر الاحترام والتقدير والمحبة سيدي المدير،
ودمتم بكل خير وود.
الخميس - 24 حزيران / يونيو - 2021م
الدكتور "فلان الفلاني"
التوقيع
