محتويات
مفهوم الاتصال الكتابي
يعرف بأنه أي نوع من الرسائل التي تستخدم الكلمات المكتوبة، وهو الطريقة الأهم والأكثر فعّالية للاتصال التجاري.[١]
معوقات الاتصال الكتابي
فيما يلي معوقات الاتصال الكتابي:[٢][٣]
الأخطاء الإملائية أو النحوية
حيث إن بعض الأخطاء الإملائية والنحوية قد تبدو غير مهمة، ولكن عندما تكون الرسائل مليئة بهذه الأخطاء يمكن أن يتبع ذلك عواقب سلبية مثل فقدان الوظيفة أو الفشل في الدورة التدريبية، ويجب الانتباه لهذه الأخطاء والكتابة بشكل بطيء لتجنب هذه الأخطاء لكي لا يتشتت انتباه القارئ عن النقطة التي يحاول الوصول إليها.
موضوع المراسلات
في بعض الأحيان يقوم الكاتب بتضمين معلومات غير مفيدة بدلاً من التركيز على الهدف؛ مما يؤدي إلى تشتيت ذهن القارئ وعدم وصول الفكرة الرئيسية له.
سوء فهم الرسالة
يمكن أن يحدث سوء فهم عندما يسيء متلقي الرسالة فهم نية الكاتب، حيث إن بعض الكلمات قد تعني أشياء مختلفة لأناس مختلفين في سياقات مختلفة، ويمكن أن يستخدم الكاتب كلمات معقدة ولذلك يصعب على القارئ فهم معنى الرسالة.
طريقة تنسيق الرسالة
فإن تنسيق الرسالة بشكل خاطئ يعد مشكلة، مثلاً أن يقوم شخص بإرسال رسالة دون موضوع أو الإشارة إلى اسمه، فهذا يؤدي إلى جعل الرسالة مليئة بحواجز الاتصال.
التكلفة
الاتصال الكتابي مكلف نسبياً، حيث يحتاج إلى الورق والأقلام وحواسيب وعدد كبير من الموظفين، وحفظ جميع السجلات الكتابية مكلف وصعب.
الوقت
يستغرق التواصل الكتابي وقتًا طويلًا للتواصل مع الآخرين، لذلك لا يمكن اتخاذ القرارات بسرعة، كما أن الحصول على رد من جهاز استقبال الرسالة يستغرق وقتًا طويلًا، والاستجابة السريعة غير ممكنة في الاتصال الكتابي.
صعوبة الحفاظ على السرية
لا يمكن للاتصال الكتابي الحفاظ على السرية بشكل دائم.
الافتقار إلى المرونة
لأن المستندات المكتوبة لا يمكن تغييرها في أي وقت بسهولة.
عدم وجود علاقة مباشرة
في الاتصال الكتابي لا توجد علاقة مباشرة بين الكاتب والقارئ، وهذا يؤدي إلى الافتقار للتوضيح السريع والتصحيح.
كيفية التغلب على معوقات الاتصال الكتابي
فيما يلي خطوات للتغلب على المعوقات التي تواجه الاتصال الكتابي:[٤]
- عند كتابة الرسائل يجب تعديل هذه الأخطاء الإملائية أو النحوية مع الاهتمام بالتفاصيل، ولكن على المدى الطويل سيستغرق تصحيح هذه الأخطاء قبل الانتهاء من الكتابة وقت وجهد أقل من محاولة تصحيحها بعد الانتهاء من الكتابة بشكل كامل.
- معرفة كيفية تفسير الكلمات ومعانيها للشخص المعني من هذا التواصل يساعد على تجاوز سوء الفهم.
- ضع في الاعتبار الجوانب غير اللفظية للرسالة، حيث إن التنسيق مهم ويتضمن الرؤوس، والمعلومات، ومعلومات عن طريقة التواصل.
- مراجعة ما تمت كتابته هل يخدم الغرض المطلوب؟ وهل أنجز بشكل صحيح؟ وتعديل بعض الكلمات إلى كلمات أفضل وإجراء تغييرات دقيقة للتحسين.
أنواع الاتصال الكتابي
الأنواع المستخدمة داخلياً للعمليات التجارية
فيما يلي أنواع الاتصال الكتابي الداخلية المستخدمة في العمليات التجارية:[٥]
- المذكرات.
- التقارير.
- النشرات.
- وصف الوظيفة.
- كتيبات الموظفين.
- رسائل البريد الإلكتروني.
- الرسائل الفورية.
الأنواع المستخدمة بشكل عام مع عملاء أو شركات أخرى
فيما يلي أنواع الاتصال الكتابي المستخدمة مع العملاء أو الشركات:[٥]
- رسائل البريد الإلكتروني.
- مواقع الإنترنت.
- الحروف.
- الاقتراحات.
- البرقيات.
- الفاكس.
- البطاقات البريدية.
- العقود.
- الإعلانات.
- الكتيبات.
- النشرات الإخبارية.
مميزات الاتصال الكتابي
فيما يلي بعض مميزات الاتصال الكتابي:[٣]
- سهولة الحفظ والاستمرارية لفترة طويلة.
- سهولة عرض للمواد المعقدة.
- تعمل وثائق الاتصال الكتابي كسجل دائم وسهولة التحقق منها.
- يقدم عرض دقيق وواضح مع إمكانية قليلة للتشويه.
- يمكن استخدام الاتصال الكتابي كمرجع مستقبلي إذا لزم الأمر.
- منع إهدار المال والوقت، حيث أنه يمكن للمتصل والمتواصل تبادل وجهات النظر دون لقاء.
- يساعد الاتصال الكتابي في تفويض السلطة إلى المرؤوس، فمن المستحيل تفويض سلطة دون سند مكتوب.
- يساعد على جعل الاتصال فعّال لأنه أكثر موثوقية.
المراجع
- ↑ "What Is Written Communication in Business? - Definition, Types & Examples", study, Retrieved 20/1/2022. Edited.
- ↑ "Barriers to Effective Written Communication", careertrend, Retrieved 20/1/2022. Edited.
- ^ أ ب "Advantages and disadvantages of written communication", thebusinesscommunication, Retrieved 20/1/2022. Edited.
- ↑ "Overcoming Barriers to Effective Written Communication", lumenlearning, Retrieved 20/1/2022. Edited.
- ^ أ ب "Types of Written Communication", study, Retrieved 20/1/2022. Edited.
