الصفات العلمية الواجب توفرها في السكرتير:
التخصص
-اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتاريه
الثقافة
أ- الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية.
ب- الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها.
اللغة
-القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها.
-الصفات العملية الواجب توفرها في السكرتير
-التنظيم
الإلمام بالنظم الإدارية.
العلاقات
-القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية.
-اللوائح والتعليمات
-الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها
- تكتسب مهارات التحصيل العلمي في مجال السكرتارية
- تجميع الثقافة
-التساهل بالمواضيع الإجتماعية والعامة.
-المعرفة باللوائح المعمول بها في البلد.
-مهارة استخدام اللغة
-المقدرة على الكتابة و التحدث بلغة البلد التي يعمل فيها.
-المعرفة بالقدرة على كتابة التقارير والمحاضرات
- القدرة على إعداد التقارير الفنية
المهارات الإدارية والسلوكية للسكرتارية
- مهارة التحكم و تنظيم وقت المديرين
- القدرة على الإتصال اللفظي .
-القدرة على التعامل مع الرؤساء و الاستفادة من الأنماط السيكولوجية
للتعامل معهم
المهارات المكتبية للسكرتير
- فتح البريد
- كتابة المراسلات
- متابعة المراسلات الصادرة والواردة
-التخلص من الأوراق الزائدة
-استخدام آلة التصوير.
أولا: فتح البريد:
عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:
-تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب،
-افتح البريد فور وصوله ،
-افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً،
-تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف،
-اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة،
-وزع البريد على من يهمه الأمر.
ثانياً: كتابة المراسلات
-يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف: جهز أوراقا لإعداد المراسلات،
- يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً،
- يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة،
- احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة،
- يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.
ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة
-لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.
-يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد.
-يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.
رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة
-خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.
-حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.
-حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية.
-هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.
-أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .
