محتويات
نموذج إنذار غياب موظف
الموضوع: إنذار بسبب الغياب
اسم الموظف: .........
منصب الموظف: .........
هذه الرّسالة إنذار رسميّ موجه لك بسبب غيابك المتكرر وغير المصرّح به عن العمل، فقد تبين أنّك قد أخذت العديد من الإجازات من وظيفتك دون الحصول على إذن مسبق من مديرك، أو دون تقديم طلب إجازة موافق عليه، وتمّ إشعارك من قبل حول سلوكك هذا.
فتأتي رسالة التحذير المكتوبة هذه بعد وقت قصير من تلقيك تحذيرًا شفهيًا من موظف الموارد البشريّ في الشركة، وكما تعلم فإنه في حالة عدم وجود ظروف طارئة مخففة يُنظر إلى هذا النوع من السلوك على أنّه علامة على الإهمال الجسيم لواجباتك، والذي يتعارض مع سياسة حضور الموظفين في شركتنا.
في حالة حدوث حالات غياب إضافية غير مصرح بها أو الوصول متأخرًا إلى العمل، فسوف تُخضع نفسك لمزيد من الإجراءات التأديبية المحتملة.
في شركتنا نقدر الحضور ونعتبره عاملًا مهمًا في إنتاجية الشركة وكفاءة موظفيها، نتمنى مخلصين أن تلتزم بتوقعات الحضور إلى الشركة لتجنب المزيد من الإجراءات بحقك؛ لأنّ الحضور الدائم مطلوب في العمل، وننصحك بموجب هذا بعدم ممارسة أي انتهاكات أخرى لسياسة الحضور الخاصة بنا.
يرجى معالجة هذا الأمر بكل ما يتطلبه من إلحاح وجدية، كما أنّنا نوصيك بالتواصل مع قسم الموارد البشرية للحصول على مزيد من المعلومات حول النّصائح والإجراءات الشائعة في مكان العمل، ونحيطك علمًا بأنّه سيتم إرفاق نسخة من هذه الرسالة في ملف الموظفين الرسمي الخاص بك.
اسم صاحب العمل / المدير المسؤول :.........
توقيع صاحب العمل: .........
اسم الشركة: .........
عنوان العمل: .........
التاريخ: .........
طرق تقديم إنذار غياب موظف
تتنوّع الطرق التي من الممكن أن يقدم بها المدير إنذار الغياب للموظف حسب طبيعة ظرف العمل، وسياسة الشركة .
التسليم باليد
تسليم إنذار الغياب للموظف باليد يعدّ من الطرق الأفضل لضمان وصول الإنذار له، ويُسلّم الموظف نسخته الورقية -في حال كان التسليم باليد- وتُطبع نسخة أخرى، ويقوم موظف الموارد البشرية المعنيّ بمتابعة الموظفين بوضعها في ملف الموظف داخل الشركة.[١]
التسليم عبر البريد الإلكتروني
إرسال خطاب الإنذار للموظف عبر الإيميل يُعدّ طريقة جيدة إذا كان عامل الوقت ليس ضروريّا، وهي أكثر الطرق رسمية. ويجب على المدير أن يرسل إنذار الغياب هذا ليس فقط للموظف المعنيّ بل لموظف الموارد البشرية أيضًا ليكون على اطّلاع بأنّه تم اتخاذ الإجراء المناسب بحق الموظف المتغيب. ولابدّ أن تكون لغة الرسالة مهذبة ويستخدم الأسلوب الرسمي في الخطاب، بعيدًا عن اللغة غير الاحترافية (كالعامية أو استخدام الرموز التعبيرية الغاضبة أو الضاحكة).
ويجب أن يكون نص الرسالة واضحًا بعيدًا عن التشتيت أو الترميز، كما يفضل أن تكون رسالة البريد الإلكتروني الرسمية قصيرة فلا تتجاوز الفقرتين، ويجب مراجعة الرسالة لضمان خلوها من الأخطاء الإملائية والمطبعية، وإذا كانت الرسالة باللغة الإنجليزية فعلى المدير تجنب أن تكون كل الحروف بالحجم الكبير؛ لأنها توحي بالغضب والاستفزاز فيشعر الموظف بالتوبيخ وقلة الاحترام.[٢]
التسليم بالبريد العادي
يتم استخدام البريد العادي غالبًا في إيصال الشحنات والطرود مع أنّه في البداية كان أفضل وسيلة لإيصال الرسائل بين البلدان، أو داخل المدينة نفسها. فعلى الأرجحِ قد يرسل المدير إنذارغياب للموظف عبر صندوق البريد التقليدي إذا أرفق رسالته بغرضٍ ما أو طرد ما، وكانت المسافة بين المرسل والمستلم ليست بالقريبة.
وعلى المرسل أن يعلم أن عامل الوقت هنا ليس مهمًا؛ لأنّ الرسالة التي تُبعث عبر البريد التقليديّ قد تستغرق من ثلاثة أيام إلى أسبوع من تاريخ إلصاق الطوابع، بالاعتماد على المكان والمسافة والشركة التي توفر هذه الخدمة.[٣]
إرسال رسالة نصية
تتميز الرسائل النصيّة بكونها أداة فعالة للغاية لاستخدامها في العمل فهي وسيلة تواصلٍ سريعة من المرجح أن تتم قراءتها من الموظف بصورة أسرع من رسائل البريد الالكتروني، ويمكن للشركات استخدام الرسائل النصيّة القصيرة لإخطار الموظف بوجوب الذهاب إلى المسؤول أو الإدارة لاستلام ورقة الإنذار مثلًا أو لتنبيه الموظف بوجوب تفقد بريده الخاص في حالة لم يفتح بريده لمدة من الزمن ولم يعرف بشأن الرسالة.[٤]
نصائح لكتابة إنذار غياب موظف
تتبع الشركات طريقة الخطاب الرسميّ في توجيه رسائلها للموظفين، مما يضفي جوًّا من المهنية والجدّية على الرسالة وهذه بعض النصائح في الكتابة:
- تحدّد الشركة في الخطوة الأولى سياسة حضور الموظفين من حيث الحضور في الوقت المحدد، ووجوب أن يكون الحضور مباشرًا، مع الوضع بعين الاعتبار مشكلاتِ الحضور المختلفة مثل الغياب المجدول والغياب غير المجدول والتأخير، وأن يتم التوضيح في سياسة الحضور الإجراءات التأديبية التي قد تستخدمها الشركة في حال تجاوز الموظف لهذه السياسة، والتأكّد من حصولِ الموظف عليها وتوقيعه على إقرار العمل وفق مقتضاها. [٥]
- تُكتب رسالة إنذار الغياب من قِبل المسؤول سواء أكان المدير أو موظف الموارد البشرية بطريقة يخبر فيها الموظف بضرورة الالتزام بسياسة الحضور في الشركة مع تجنّب النبرة الحادة أو الاستبدادية في الإنذار والتي تنعكس سلبًا على تلقي الموظف للرسالة وقد تحيد عن هدفها بتنبيه الموظف بضرورة الالتزام.[٥]
- توضّح الرّسالة المخالفات التي ارتكبها الموظف بإرفاق تواريخ الغيابات وعددها الفعلي والتي ارتكبها الموظف دون إذن مقبول.[١]
- تشير الرّسالة بوضوح إلى عواقب هذا السّلوك والإجراءات التي ممكن أن تتّخذها الشركة والمبنية على سياستها التي يعرفها الموظف، وأن تكون الرسالة إيجابية في أسلوب الطرح.
- يذكر في ختام الرسالة توجيهٌ للموظف نحو العودة إلى المسار الصحيح في العمل، والحرص على الحضور دائمًا.[١]
لإرسال إنذار غياب إلى طالب، فإننا ننصحك بمقال: نموذج إنذار غياب طالب وطرق تقديمه.
المراجع
- ^ أ ب ت , "A SAMPLE EMPLOYEE WARNING LETTER FOR ABSENTEEISM", ATS, Retrieved 12/8/2021. Edited.
- ↑ , "Employee Letter and Email Examples", the balance careers, Retrieved 12/8/2021. Edited.
- ↑ "What is the difference between first class mail and regular mail?", pitneybowes, Retrieved 12/8/2021. Edited.
- ↑ , "How to Use SMS Alerts in the Workplace", DeskAlernt, Retrieved 12/8/2021. Edited.
- ^ أ ب , "The 6-Step Process for Dealing with Employee Absenteeism", When i work, Retrieved 12/8/2021. Edited.
