محتويات
وظائف الإدارة المكتبية
يمكن تقسيم وظائف الإدارة المكتبية إلى عدة فئات، منها:
التخطيط
حيث يسعى مدير المكتب إلى تنظيم سير العمل، والتخطيط الدقيق من أجل تحقيق أهداف المؤسسة الكبرى التي يعمل لديها.[١]
التنظيم
حيث يعمل مدير المكتب على ترتيب الأولويات، وتنظيم المواعيد وإدارة الوقت بكفاءة عالية، بما يحقق أداء الواجبات والمهام بمرونة وفاعلية أكثر.[١]
التوظيف
حيث يعد نقطة وصل هامة بين المدراء والعاملين في المؤسسة، وبناء عليه يعمل على اختيار الموظفين الأكفاء وتعيين فريق العمل الأصلح للمؤسسة.[١]
الاتصالات
حيث يعتبر مدير المكتب هو المتحدث الرسمي في المؤسسة، و يتقلى الاتصالات على كل الأصعدة، سواء كان ذلك داخل المؤسسة مع الفريق والعملاء، أو خارجها عن بعد مع أصحاب المصلحة.[١]
وظائف تكنولوجية
حيث يجب أن يملك مهارات تكنولوجية رقمية، والمعرفة بأنظمة الحاسوب وبرامج الحاسوب، وطرق البحث عن المعلومات واسترجاعها، لأداء المهام الجديدة التي تتطلب مهارات عالية في التكنولوجيا.[١]
الرقابة
حيث يعمل مدير المكتب في المساعدة على إعداد الخطط والمشروعات، والمشروعات ومراقبة سير الأداء بما يحقق الأهداف العامة للمؤسسة.[١]
إدارة الموارد البشرية
حيث يعمل على تحفيز أعضاء الفريق وإلهامهم، والسعي لتطوير قدراتهم، وبناء الثقة بينهم وطرق التواصل الفعال، وتدريبهم إن لزم الأمر، وتطوير مهاراتهم وكفاءتهم بما يحقق أهداف المؤسسة.[١]
مهارات الإدارة المكتبية
لا بد من توافر مهارات محددة لدى مديري المكتب حتى يمكنهم العمل بكفاءة، منها:[٢]
- المهارات التنظيمية، ويقصد بها مهارات تنظيم العمل المكتبي، وإدارة المواعيد والاجتماعات والخطط في المؤسسة، وتنسيق المذكرات والرسائل.
- مهارات التعامل مع الآخرين، ويقصد بها مهارات الاتصال الفعال، ومهارات القيادة والقدرة على بناء العلاقات الطيبة مع الآخرين باحترام وثقة.
- مهارات القدرة على استخدام الحاسوب، والبرمجيات الحاسوبية، وطرق البحث والاسترجاع بما يحقق أفضل النتائج بأقصر الطرق.
- مهارات الاتصال والمحادثة بأكثر من لغة، وقواعد كتابة المراسلات والخطابات المختلفة.
- مهارات أخلاقية مثل الصدق والالتزام والإتقان، والاحترام، لترك الانطباعات الجيدة عن المؤسسة.
- التخصص العلمي والحصول على شهادة جامعية في مجال السكرتارية.[٣]
- الثقافة والإلمام بالمعارف العامة والاجتماعية.[٣]
- اللغة والقدرة على التحدث بلغة عالمية تتطلبها الشركة، سواء كانت كتابةً أو محادثة.[٣]
- المعرفة بالنظم واللوائح الإدارية والتشريعية في البلد التي يعمل لديها.[٣]
المراجع
- ^ أ ب ت ث ج ح خ رودينا ناصر (4/1/2022)، "هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل"، الموسوعة العربية الشاملة، اطّلع عليه بتاريخ 29/1/2022. بتصرّف.
- ↑ ابتسام مهران (15/3/2021)، "ماهي وظائف ” تخصص الإدارة المكتبية “"، المرسال، اطّلع عليه بتاريخ 29/1/2022. بتصرّف.
- ^ أ ب ت ث "مهارات إدارة المكاتب والسكرتارية الحديثة"، مدونة ابحاث، 4/11/2014، اطّلع عليه بتاريخ 29/1/2022. بتصرّف.
